Umowa powierzenia przetwarzania danych BriefVox AI
Strony umowy
Administrator danych / Klient: użytkownik lub organizacja korzystająca z BriefVox AI jako administrator danych.
Podmiot przetwarzający / BriefVox AI: Filip Ogonowski, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, ul. Generała Dezyderego Chłapowskiego 12, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, Polska.
1. Przedmiot umowy
Umowa określa zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z BriefVox AI przez Klienta, w szczególności przetwarzania plików audio, plików wideo, materiałów importowanych z linku, transkrypcji, napisów, metadanych, Notatek AI oraz eksportów.
2. Charakter i cel przetwarzania
przyjęcie pliku audio, pliku wideo albo linku do materiału od Klienta,
przesyłanie pliku szyfrowanym połączeniem i przechowywanie go w prywatnym, niepublicznym magazynie,
automatyczna transkrypcja ścieżki audio na tekst,
podział na mówców i wygenerowanie znaczników czasu,
udostępnienie edytora online, eksportów TXT/DOCX/SRT/VTT oraz renderowania wideo MP4 lub MOV z napisami,
generowanie Notatek AI (podsumowań, notatek ze spotkań, tłumaczeń, raportów i innych typów) na podstawie treści transkrypcji, jeśli Klient korzysta z tej funkcji,
obsługa techniczna, bezpieczeństwo, backupy i logi.
3. Kategorie osób i danych
Kategoria
Opis
Kategorie osób
osoby występujące w nagraniach, pracownicy, kontrahenci, rozmówcy, klienci Klienta, osoby kontaktujące się z Klientem
Kategorie danych
głos, wypowiedzi, imiona i nazwiska, dane kontaktowe, dane firmowe, dane zawarte w rozmowie, znaczniki czasu, identyfikacja mówców, treść automatycznie wygenerowanych Notatek AI (jeśli funkcja jest aktywna)
Dane szczególnej kategorii
mogą wystąpić przypadkowo lub celowo w nagraniu, jeżeli Klient je wgra; Klient odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania
4. Czas trwania przetwarzania
Przetwarzanie trwa przez okres korzystania z Serwisu i przechowywania danych na koncie. Pliki źródłowe są usuwane z aktywnego magazynu po 24 godzinach, wyrenderowane pliki MP4 lub MOV po 7 dniach, a transkrypcje, ustawienia napisów i Notatki AI po usunięciu przez Klienta, zamknięciu konta albo zakończeniu umowy, z uwzględnieniem ograniczonej retencji kopii awaryjnych i obowiązków prawnych.
5. Obowiązki podmiotu przetwarzającego
Przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, chyba że prawo nakazuje inaczej.
Zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych były zobowiązane do poufności.
Stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane.
Wspierać Klienta w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie możliwym technicznie.
Wspierać Klienta w obsłudze naruszeń ochrony danych, jeśli naruszenie dotyczy danych powierzonych.
Po zakończeniu świadczenia usług usunąć lub zwrócić dane zgodnie z decyzją Klienta, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
Udostępniać informacje niezbędne do wykazania zgodności z obowiązkami powierzenia, w rozsądnym zakresie i z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa oraz bezpieczeństwa innych klientów.
6. Obowiązki Klienta
Klient odpowiada za legalność nagrań, linków źródłowych i danych przekazywanych do BriefVox AI.
Klient odpowiada za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane znajdują się w nagraniach, jeśli ma to zastosowanie.
Klient nie powinien wgrywać ani importować danych, których nie wolno mu przetwarzać lub przekazać do transkrypcji.
Klient powinien zabezpieczyć swoje konto i dostęp użytkowników po swojej stronie.
7. Podprocesorzy
BriefVox AI może korzystać z podprocesorów niezbędnych do świadczenia usługi. Aktualny Rejestr podprocesorów stanowi część niniejszej umowy i wskazuje role, lokalizacje oraz mechanizmy transferu.
Podprocesor
Rola
Lokalizacja / transfer
Stripe
płatności i rozliczenia
Irlandia / USA (Stripe Payments Europe, Ltd.)
Backblaze B2 (Backblaze Inc.)
przechowywanie plików i infrastruktura
Unia Europejska (EU Central, Amsterdam) / European Union (EU Central, Amsterdam)
Amazon Web Services (AWS Bedrock)
generowanie Notatek AI na podstawie treści transkrypcji (transkrypcja audio/wideo odbywa się lokalnie u Operatora)
Unia Europejska (Sztokholm, AWS eu-north-1)
Resend (Resend, Inc.)
powiadomienia systemowe
USA (Standardowe Klauzule Umowne / Standard Contractual Clauses)
BriefVox AI powinien informować Klienta o istotnych zmianach listy podprocesorów, dając możliwość zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu w zakresie wymaganym przez RODO i umowę.
8. Środki bezpieczeństwa
szyfrowanie transmisji,
prywatny magazyn plików,
tymczasowe linki dostępu do plików,
kontrola dostępu administracyjnego,
logowanie zdarzeń bezpieczeństwa,
ograniczony dostęp personelu do danych,
separacja danych użytkowników,
procedura naruszeń danych.
9. Naruszenia ochrony danych
BriefVox AI powinien poinformować Klienta o naruszeniu ochrony danych powierzonych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, przekazując dostępne informacje pozwalające Klientowi ocenić ryzyko i wykonać obowiązki prawne.
10. Audyt
Klient może żądać informacji potwierdzających stosowanie środków ochrony danych. Audyty bezpośrednie wymagają wcześniejszego uzgodnienia terminu, zakresu, zasad poufności oraz takiego sposobu przeprowadzenia, aby nie naruszać bezpieczeństwa ani poufności danych innych klientów.
11. Zakończenie umowy
Po zakończeniu świadczenia usług BriefVox AI usunie lub zwróci dane zgodnie z instrukcją Klienta, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania. Dane w kopiach zapasowych mogą być usuwane zgodnie z cyklem retencji backupów.
Załącznik 1 - Instrukcja przetwarzania
Element
Opis
Przedmiot
transkrypcja plików audio i wideo, tworzenie napisów do wideo, opcjonalne Notatki AI oraz udostępnienie wyników
Czas
czas trwania konta i przechowywania danych
Cel
wykonanie wybranej usługi transkrypcji, napisów lub Notatek AI
Kategorie danych
pliki audio, pliki wideo, importy z linku, transkrypcje, metadane, znaczniki czasu, mówcy, treść Notatek AI (jeśli funkcja jest aktywna)
Kategorie osób
osoby obecne w nagraniach