Zasady przechowywania i usuwania danych BriefVox AI
Dane operatora
Operatorem serwisu BriefVox AI jest: Filip Ogonowski, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, ul. Generała Dezyderego Chłapowskiego 12, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, Polska.
Kontakt w sprawach obsługi klienta: support@briefvox.com.
Kontakt w sprawach prywatności i ochrony danych: privacy@briefvox.com.
1. Cel dokumentu
Dokument opisuje obowiązujące zasady przechowywania, pobierania, usuwania i zamykania konta w BriefVox AI. Należy go czytać łącznie z Regulaminem i Polityką prywatności.
2. Domyślna retencja
Dane
Okres
Pliki audio, wideo i importy z linku (pliki źródłowe)
automatycznie i trwale usuwane z aktywnego magazynu po upływie 24 godzin od wgrania; zadanie porządkowe działa co 15 minut; dokładnie ten sam plik można ponownie dołączyć do istniejącego projektu bez ponownej transkrypcji i bez ponownego zużycia minut
Transkrypcje
przez czas posiadania konta, do czasu ręcznego usunięcia lub zamknięcia konta, z wyjątkiem danych zachowywanych z obowiązku prawnego
Wideo z napisami (MP4 lub MOV)
do 7 dni od ukończenia renderu, następnie automatycznie usuwane; zapisane ustawienia napisów pozostają na koncie
Notatki AI (podsumowania, tłumaczenia, raporty i inne typy)
przez czas posiadania konta, do czasu ręcznego usunięcia przez użytkownika lub zamknięcia konta
Eksporty TXT/DOCX/SRT/VTT
do czasu ręcznego usunięcia albo ponownego wygenerowania, zgodnie z konfiguracją systemu
Dane płatnicze i faktury
zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi
Logi bezpieczeństwa
do 12 miesięcy
Kopie zapasowe
do 30 dni
2.1 Eksport danych na żądanie użytkownika
Na potrzeby żądania dostępu do danych Operator może wygenerować raport HTML przeznaczony do otwarcia w przeglądarce oraz techniczny plik JSON. Raport zawiera dane przechowywane aktywnie w systemie w chwili eksportu.
Raport użytkownika może zawierać treść transkrypcji i Notatek AI, jeśli dana funkcja była używana, ponieważ są to dane dostarczone lub wygenerowane w ramach korzystania z usługi. Raport nie zawiera danych technicznych niepotrzebnych użytkownikowi, takich jak klucze storage, hashe haseł, wewnętrzne logi admina lub pełne prompty dostawcy AI.
Przed przekazaniem raportu Operator powinien zweryfikować tożsamość osoby składającej żądanie i dobrać bezpieczny kanał przekazania pliku.
3. Dostęp do plików
Pliki nie są publicznie dostępne.
Dostęp do pliku jest generowany na żądanie przez tymczasowy, wygasający link.
Pracownicy Serwisu nie mają standardowego dostępu do treści plików audio, plików wideo, importów z linku ani transkrypcji. Dostęp administracyjny do treści, jeśli zostanie przewidziany technicznie, powinien być wyłączony domyślnie, możliwy tylko w wyjątkowych przypadkach, logowany i ograniczony do minimalnego zakresu.
Link powinien mieć krótki czas ważności i być powiązany z uprawnieniami użytkownika.
Nie należy wysyłać plików audio, wideo ani materiałów importowanych z linku jako załączników e-mail, chyba że zostanie to świadomie zaprojektowane i zabezpieczone.
4. Ręczne usuwanie przez użytkownika
Użytkownik może usunąć plik źródłowy, transkrypcję albo całe konto. Przed nieodwracalną operacją Serwis wyświetla komunikat o jej skutkach.
Akcja
Komunikat
Usuń plik źródłowy
Usunięcie pliku źródłowego jest trwałe. Transkrypcja i zapisane ustawienia napisów pozostaną dostępne. Aby ponownie odtwarzać materiał albo wyrenderować napisy, trzeba dołączyć dokładnie ten sam plik; nie powoduje to ponownej transkrypcji ani zużycia minut.
Usuń transkrypcję
Usunięcie transkrypcji jest trwałe. Nie będzie można jej odzyskać z panelu.
Usuń Notatkę AI
Usunięcie Notatki AI jest trwałe. Nie będzie można jej odzyskać z panelu. Notatek AI w trakcie generowania nie można usunąć.
Usuń konto
Usunięcie konta spowoduje usunięcie plików źródłowych i transkrypcji z panelu. Dane rozliczeniowe mogą być przechowywane zgodnie z prawem.
5. Usuwanie z kopii zapasowych
Dane usunięte przez użytkownika mogą pozostać w ograniczonych dostępem kopiach awaryjnych maksymalnie przez okres wskazany w tabeli retencji, po czym kopie są usuwane lub nadpisywane. Kopie awaryjne nie służą do zwykłego dostępu do treści i mogą zostać odtworzone wyłącznie w razie awarii, incydentu bezpieczeństwa albo obowiązku prawnego; po odtworzeniu żądania usunięcia są ponownie stosowane, o ile prawo nie wymaga zachowania danych.
6. Zamknięcie konta
Użytkownik składa żądanie zamknięcia konta w panelu lub przez support.
System pokazuje podsumowanie skutków: utrata dostępu do plików, transkrypcji, historii i aktywnych minut.
Po potwierdzeniu konto jest dezaktywowane, a dane użytkownika usuwane lub anonimizowane w zakresie możliwym prawnie i technicznie.
Dane wymagane do rozliczeń, bezpieczeństwa, reklamacji lub obrony roszczeń mogą być przechowywane przez wymagany okres.
7. Dostęp personelu
Personel nie przegląda treści nagrań ani transkrypcji w zwykłym toku działania Serwisu. Ograniczony dostęp administracyjny lub supportowy może nastąpić wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia, bezpieczeństwa, rozliczeń, przeciwdziałania nadużyciom lub wykonania obowiązku prawnego i, gdzie technicznie możliwe, jest autoryzowany oraz logowany.
Retencja plików źródłowych i wynikowych
Źródłowe pliki audio i wideo, także pobrane z linku, są automatycznie usuwane z aktywnego magazynu po upływie 24 godzin od wgrania. Zadanie porządkowe uruchamia się co 15 minut; plik trafia do pierwszego cyklu po przekroczeniu 24 godzin, a przy chwilowej niedostępności magazynu usunięcie jest automatycznie ponawiane.
Transkrypcja, segmenty, poprawki tekstu, ustawienia napisów i Notatki AI pozostają na koncie do ich usunięcia lub zamknięcia konta. Dokładnie ten sam plik można ponownie dołączyć do istniejącego projektu bez ponownej transkrypcji i bez ponownego zużycia minut; od ponownego wgrania biegnie nowy okres 24 godzin.
Gotowy plik MP4 lub MOV z wypalonymi napisami jest dostępny do pobrania przez 7 dni od ukończenia renderu, a następnie jest automatycznie usuwany. Niedokończone importy i niepotwierdzone ponowne wgrania są usuwane po 24 godzinach.