BriefVox AI Terms of Service
Operator details
The operator of BriefVox AI is: Filip Ogonowski, a natural person conducting unregistered business activity within the meaning of Art. 5 of the Polish Act of 6 March 2018 – Entrepreneurs' Law, Generała Dezyderego Chłapowskiego 12, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, Poland.
Customer support contact: support@briefvox.com.
Privacy and data protection contact: privacy@briefvox.com.
1. Definitions
Term
Meaning
Service
BriefVox AI, available at briefvox.com and associated domains.
Operator
The entity operating the Service, identified in the Operator details section.
User
An individual or entity using the Service after creating an account.
Account
The User's personal dashboard within the Service. One account corresponds to one User.
Minutes
The billing unit of the Service, corresponding to full minutes of the audio track from an audio file, video file, or linked media import, rounded up.
Transcription
Automatically generated text from an audio file, video file, or linked media import, including speaker identification and timestamps.
Captions
Automatically generated, styled, word-synced subtitles for a video, timed to the spoken words.
Captioned video
A new video file (MP4 or MOV) produced by the Service with the captions rendered (burned) into the picture. Exports without a paid Captions entitlement contain a visible watermark.
Subscription
A recurring paid service that provides a set number of minutes per billing period.
One-time package
A one-time purchase of minutes, with no automatic renewal.
Stripe
The third-party payment processor used by the Service.
2. Nature of the service
BriefVox AI is a browser-based SaaS platform providing two services: automatic transcription of audio and video, and automatic captioning of video (word-synced subtitles burned into the video).
Users do not install any software on their devices.
The transcription service automatically converts uploaded audio files, video files, or media imported from links into text with speaker identification and timestamp markers, with the option to edit the result online and download it as TXT, DOCX, SRT, or VTT.
The captioning service automatically generates styled, word-synced subtitles for an uploaded video and renders them into a new video file (MP4 or MOV) that the User downloads. Exports without a paid Captions entitlement contain a visible BriefVox watermark; an active paid Captions entitlement allows export without it. Caption fonts are licensed for this use and are embedded only in the rendered output.
Both services also offer optional AI Notes (summaries and other derived text) generated by a third-party AI provider from the User's transcript.
Transcriptions and captions are generated automatically by AI systems and may contain errors. Users should verify the output before using it for official, legal, business, or publication purposes.
3. Account and registration
Registration requires an email address and password.
The email address must be verified before full access to Service features is granted.
The User is responsible for keeping their login credentials confidential.
One account corresponds to one User. Sharing an account with third parties is not permitted without the Operator's consent.
The Operator may temporarily restrict access to an account in the event of a Terms violation, payment abuse, chargeback, or actions that threaten the security of the Service.
4. Minutes as billing unit
The currency of the Service is minutes of the audio track from audio recordings, video recordings, and media imported from links.
The User must have a sufficient number of available minutes before file processing can begin.
Minutes are reserved at the time a file is uploaded and before processing begins.
Billing is based on full minutes, rounded up. Example: a recording of 4 minutes 10 seconds consumes 5 minutes.
The actual length of the recording is measured after upload. If it differs from any previously stated or estimated value, the balance is corrected to the actual value.
In the event of a technical error on the system side, reserved minutes are automatically returned to the User's balance.
If the User holds minutes from multiple sources, the system applies FIFO by expiry date: minutes expiring soonest are consumed first. Indefinite minutes, if any, are consumed last.
Minutes are not automatically refunded if a transcription was completed but the recording quality was poor — including noise, quiet speech, overlapping voices, or an incorrectly selected language.
5. One-time packages
Package
Minutes
Price PLN
Price USD
Mini
100
19.99 zł
$4.99
Standard
300
34.99 zł
$8.99
Plus
750
59.99 zł
$14.99
Power
1,800
119.99 zł
$29.99
Studio
4,500
219.99 zł
$49.99
The table above is informational and reflects the offer current as at the date these Terms were last updated. What binds the contract is the price, currency, minute count and AI Token count shown in the Service and in Stripe Checkout immediately before the order is placed. The Operator may change the package catalogue and its prices for the future; such a change does not affect packages already purchased. New packages add minutes to one shared balance used by Captions and Transcription; the current scope is shown on the pricing page.
One-time packages do not renew automatically.
Minutes from one-time packages are valid for 12 months from the date of purchase and expire permanently after that period.
The maximum recording length for one-time packages is 120 minutes, regardless of package size.
Purchasing a package is a one-time payment with no recurring obligations.
6. Monthly and annual subscriptions
Detailed subscription terms are set out in the separate document "Subscription Terms". In the event of any conflict between these Terms and the Subscription Terms on subscription-related matters, the Subscription Terms take precedence, unless mandatory law provides otherwise.
7. Supported files
Supported formats include common audio and video files, in particular MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC, WebM, MP4, MOV, M4V, and MKV, where they contain an audio track and are technically feasible to process.
The Service may allow importing media from a link, including direct media file URLs or supported third-party platforms such as YouTube. Link import is intended only for content that the User has the right to process.
Before importing from a link, the User must confirm that they have rights to the material and that the import is allowed by applicable law and the source platform's terms. The Service stores proof of this confirmation, including the date, source URL, host, notice version, language, IP address and User-Agent, for security, accountability and claims-handling purposes.
The maximum file size is 2 GB.
The maximum length of one recording depends on the product and selected plan. The current limit is shown in the pricing page and immediately before purchase and forms part of the selected offer.
The Operator may refuse to process a file that is corrupted, does not match the declared format, contains no audio track, or violates the law or these Terms.
8. Transcription process
The User uploads an audio or video file, or provides a link to media. The file or imported media is transferred over an encrypted connection to private, non-public S3-compatible storage.
For video files or linked imports, the system may technically extract the audio track solely to deliver the transcription and export features.
The system checks the actual length of the file and reserves the appropriate number of minutes.
The file enters the processing queue.
The AI system processes the recording, identifies speakers, generates the text, and adds timestamps.
Upon completion, the transcript is automatically available in the user's dashboard.
The User can view, edit, and export the result in the dashboard.
Processing time is approximate and depends on file length, recording quality, selected mode, queue load, infrastructure availability, and optional processing settings. The Operator does not guarantee a specific start or completion time.
9. Editor and export
The online editor allows the transcription content to be corrected.
Clicking a sentence can move the player to the corresponding point in the recording.
Users can change and customize speaker names.
Export formats include TXT, DOCX, SRT, and VTT.
TXT contains transcript text. Depending on export settings, it may include speaker names and timestamps.
DOCX contains a Word document with transcript content. Depending on export settings, it may include speaker names, timestamps, and spacing between segments.
SRT and VTT contain subtitle files with required timing. When speakers are enabled, they may include speaker markings appropriate for the format.
Completed AI Notes (summaries, meeting notes, translations, and others) can be downloaded as a TXT or DOCX file. Detailed terms for AI Notes are set out in the separate document "AI Notes Terms".
10. User obligations regarding recordings
The User confirms they have the right to upload an audio or video file, provide a media link, and request its transcription in the Service.
Importing from YouTube or another third-party platform does not grant the User any rights to the source material. The User is responsible for ensuring that the import and later use of transcripts or subtitles comply with applicable law, the source platform's terms, and third-party rights.
The User is responsible for the legality of the recording, its origin, and the use of the transcription.
Users must not upload unlawful content, content that infringes the rights of third parties, trade secrets without authorization, or content whose processing is prohibited.
If the recording contains personal data of third parties, the User is responsible for having an appropriate legal basis for processing that data.
If the recording contains special category data — such as health information, beliefs, religion, or other sensitive data — the User must ensure that its processing is lawful.
11. Payments and invoices
Stripe is the payment processor.
Payment cards and other methods supported by Stripe are accepted.
Invoices or payment confirmations are issued automatically by Stripe after each transaction, if this feature is enabled in the Operator's configuration.
The billing currency for the Polish language version is PLN. All other language versions of the Service (English, German, Spanish, French, Italian, Portuguese and Russian) are billed in USD. The currency applicable to a given order is always shown on the pricing page and in the order summary before payment is confirmed, and that displayed currency is the binding one.
Minutes are credited only after successful payment confirmation by the payment system.
12. Refunds, complaints, and cancellation
Detailed refund and complaint terms are set out in the separate document "Refunds and Complaints Policy".
13. Account holds
Status
Meaning
PAST_DUE
Payment overdue. New transcriptions are blocked until payment is settled through Stripe.
BILLING_HOLD
Account suspended due to a chargeback, payment dispute, or serious billing issue. New transcriptions are blocked until the matter is resolved.
PAUSED
Administrative technical status used exceptionally by the Operator, for example during manual account review, abuse risk, or a security issue. It is not a self-service subscription pause; the scope of restrictions may depend on the reason and configuration, and AI Notes may be blocked until the matter is resolved.
14. Data storage
Source files (audio files, video files, and linked media imports) are automatically and permanently removed from active storage after 24 hours have elapsed from upload; the scheduled cleanup runs every 15 minutes. The transcript, segments, caption settings, and AI Notes remain on the account. The User may re-upload the exact same file to the existing project without retranscription or another minute charge; a new 24-hour period starts from that upload.
Transcripts, segments, caption settings, and AI Notes are kept for the life of the account, until the User deletes them or closes the account, unless the law requires specific records to be retained longer. Rendered captioned MP4 or MOV files remain available for download for 7 days after rendering completes and are then automatically deleted.
File access is generated on demand via a temporary, expiring link. Files are not publicly accessible.
Service staff do not review Users' recordings or transcriptions in the ordinary course of operating the Service. Limited administrative or support access may occur only where necessary for support, security, billing, abuse prevention, or legal compliance; it should be limited to what is necessary and, where technically feasible, authorized and logged.
15. Liability and disclaimers
The Operator makes every effort to ensure the service operates correctly but does not guarantee error-free transcription of every recording.
Transcription quality depends on recording quality, language, accent, noise level, overlapping voices, selected mode, and the limitations of automatic speech-recognition models. AI Notes also depend on transcript quality and the AI provider's performance.
Users should verify transcriptions before using them in legal, medical, accounting, official, or other accuracy-critical contexts.
The Operator's full liability regime — including the absence of any availability guarantee (SLA) and the contractual cap on liability towards business Clients — is set out in the section "Service availability and no SLA guarantee" later in these Terms. The User's responsibility for the material they submit, and how claims by third parties are settled between the parties, is set out in the section "User responsibility for material and third-party claims". Consumer rights under mandatory law remain unaffected.
16. Changes to the Terms
The Operator may amend the Terms for valid reasons, including functional, legal, technical, or security changes. Users should be informed of material changes with appropriate notice. Changes affecting payments, automatic renewals, or significant User obligations require clear communication and, where required by law, separate consent.
17. Final provisions
Polish law governs these Terms, subject to mandatory consumer protection rules.
Disputes should first be resolved amicably by contacting support.
Consumers may use the applicable out-of-court consumer dispute resolution mechanisms (ADR). The European Commission ODR platform was closed on 20 July 2025; current information about ADR bodies in the EU is available at: https://consumer-redress.ec.europa.eu/dispute-resolution-bodies. The relevant national consumer-protection authority remains the national contact point, including the Trade Inspection Authority where applicable.
If any provision of these Terms is found to be invalid, the remaining provisions remain in force to the extent permitted by law.
Возрастное ограничение — минимум 16 лет
BriefVox устанавливает договорной минимальный возраст для использования Сервиса — 16 лет. Независимо от этого правила Пользователь должен иметь согласие родителя или законного представителя, если применимое право требует его для обработки данных или заключения договора.
Лица младше 18 лет могут совершать платные покупки только с согласия родителя или законного представителя.
Создавая аккаунт, Пользователь заявляет, что ему исполнилось 16 лет, а для платных покупок — что он обладает полной правоспособностью или согласием законного представителя.
Если Оператор узнает, что аккаунт принадлежит лицу младше 16 лет без необходимого согласия, аккаунт будет заблокирован, а данные удалены.
План Free и предотвращение злоупотреблений
План Free является бесплатным тестовым лимитом, а не платной подпиской. После подтверждения e-mail подходящий аккаунт может ежемесячно получать 20 общих минут для видео с субтитрами или транскрибации без платежной карты. Минуты используют общий баланс, не включают AI-токены или AI-заметки и не переносятся.
Бесплатные минуты предназначены как один лимит на пользователя и устройство. Если система обнаружит попытку обойти это ограничение, в частности создание нескольких аккаунтов с одного устройства для повторного получения бесплатных минут, Оператор может приостановить автоматическое начисление минут Free для такого аккаунта. Сам аккаунт не блокируется и может продолжать использовать платные пакеты или подписки.
Для предотвращения злоупотреблений Оператор может использовать необходимый идентификатор устройства в cookie и хэшированные технические данные регистрации. Пользователь может обратиться в поддержку, если считает, что ограничение применено ошибочно.
Срок хранения исходных и готовых файлов
Исходные аудио- и видеофайлы, включая материалы, импортированные по ссылке, автоматически удаляются из активного хранилища через 24 часа после загрузки. Очистка запускается каждые 15 минут; файл попадает в первый цикл после истечения срока, а при временной недоступности хранилища удаление автоматически повторяется.
Транскрипт, сегменты, исправления текста, настройки субтитров и AI Notes хранятся до их удаления или закрытия аккаунта. Тот же исходный файл можно повторно прикрепить к существующему проекту без новой транскрипции и повторного списания минут; с этой загрузки начинается новый 24-часовой срок.
Готовый файл MP4 или MOV со встроенными субтитрами доступен для скачивания 7 дней после завершения рендеринга, после чего автоматически удаляется. Незавершённые импорты и неподтверждённые повторные загрузки удаляются через 24 часа.
Отказ от договора, претензии и соответствие цифровой услуги
Потребитель, заключивший дистанционный договор, как правило, вправе отказаться от него без объяснения причин в течение 14 дней. Если он прямо попросил начать оказание немедленно и отказывается до полного исполнения, с него может взиматься пропорциональная плата за уже оказанную часть. Само начало платной услуги не прекращает право автоматически; оно утрачивается только после полного исполнения при соблюдении установленных законом условий предварительного согласия и информирования.
Автоматический полный возврат в панели является дополнительным удобством и не ограничивает обязательные права. Запрос об отказе или претензию можно направить на billing@briefvox.com или support@briefvox.com.
Если цифровая услуга не соответствует договору, потребитель вправе потребовать привести её в соответствие в разумный срок и без чрезмерных неудобств. В предусмотренных законом случаях затем можно требовать пропорционального снижения цены или расторжения договора.
Доступность Сервиса и отсутствие SLA-гарантии
Оператор прилагает разумные усилия для поддержания Сервиса 24/7, но не гарантирует конкретный уровень обслуживания (SLA). Сервис может быть временно недоступен из-за технических работ, сбоев, форс-мажора или проблем у субпроцессоров (Stripe, Backblaze, AWS, Google).
При сбое Оператор не выплачивает денежную компенсацию за время недоступности. Неиспользованные минуты плана остаются действительными согласно правилам подписки или пакета.
Оператор не отвечает за последствия, вызванные Пользователем, включая сознательное удаление данных, либо события, находящиеся вне разумного контроля Оператора. Это не исключает собственные обязанности Оператора по закону, ответственность за выбор субобработчиков и иную обязательную ответственность.
Обязательные права потребителей сохраняются. В отношениях с бизнес-клиентами в максимально допустимой законом степени исключаются упущенная выгода и косвенные убытки, а совокупная договорная ответственность ограничивается платежами за 12 месяцев до события. Ограничение не применяется при умысле или грубой неосторожности, вреде жизни или здоровью, нарушении конфиденциальности или защиты данных и иной ответственности, которую нельзя ограничить законом.
Ответственность Пользователя за материалы и претензии третьих лиц
Загружая файл или указывая ссылку, Пользователь заявляет, что обладает правами и согласиями, необходимыми для обработки этого материала в Сервисе, включая согласие записанных лиц, если оно требуется. Сервис фиксирует эти заявления вместе с датой, адресом источника, версией уведомления, IP-адресом и идентификатором браузера. Оператор вправе полагаться на такие заявления и использовать зафиксированные данные как доказательство в претензионном, судебном или административном производстве.
Если третье лицо предъявит Оператору требование в связи с материалом, внесённым Пользователем, Оператор без промедления уведомит об этом Пользователя по адресу электронной почты, привязанному к аккаунту. По требованию Оператора Пользователь предоставит сведения и документы, необходимые для ответа, в частности доказательства имеющихся прав или согласий.
Бизнес-клиент (Пользователь, не являющийся потребителем) освобождает Оператора от ответственности по требованиям третьих лиц, вытекающим из внесённого им материала или из его использования Сервиса, и покрывает разумные расходы Оператора в связи с таким требованием, включая расходы на юридическую помощь и присуждённые суммы — в максимально допустимой законом степени. Это не распространяется на требования, возникшие из виновных действий самого Оператора.
К Пользователю-потребителю приведённое выше освобождение не применяется. Потребитель отвечает перед Оператором за вред, причинённый нарушением настоящих Условий, по общим правилам, установленным законом. За Оператором сохраняется право регресса в отношении того, что он был вынужден предоставить третьему лицу вследствие нарушения, в объёме и на условиях, предусмотренных законом.
Получив достоверное сообщение о нарушении, Оператор может заблокировать или удалить конкретный материал без закрытия аккаунта Пользователя. Эта мера носит обеспечительный характер и не предрешает обоснованность требования.
Изменения Сервиса и прекращение его предоставления
Оператор вправе развивать Сервис, а также добавлять, изменять и отключать отдельные функции. Об изменении, существенно сокращающем объём оплаченного плана, будет объявлено заранее, и Пользователь, который его не принимает, может отказаться от подписки с окончания оплаченного периода; это не затрагивает права потребителя, касающиеся соответствия цифровой услуги договору.
Оператор может полностью прекратить предоставление Сервиса. В этом случае он уведомит зарегистрированных Пользователей по электронной почте не менее чем за 30 дней. В течение срока уведомления Пользователь сохраняет доступ к аккаунту в объёме, достаточном для загрузки расшифровок, заметок и экспортов и для использования самостоятельного экспорта данных.
После прекращения Сервиса Оператор возвращает плату за неиспользованную часть предоплаченного периода подписки, а также пропорциональную стоимость неиспользованных минут и AI-токенов из разовых пакетов, срок действия которых ещё не истёк. Возврат производится тем же способом оплаты, если стороны не договорятся об ином.
Оператор вправе расторгнуть договор с немедленным действием и закрыть аккаунт при существенном нарушении Пользователем настоящих Условий, в частности при размещении противоправного контента, платёжных злоупотреблениях либо действиях, угрожающих безопасности Сервиса и других Пользователей. До закрытия аккаунта Оператор, если это возможно и соразмерно обстоятельствам, требует от Пользователя прекратить нарушение и предоставляет срок для его устранения.
При расторжении договора по причинам, зависящим от Пользователя, неиспользованные минуты и AI-токены не возвращаются в допустимой законом степени. Если аккаунт закрывается по причинам, не зависящим от Пользователя, неиспользованные оплаченные услуги рассчитываются пропорционально согласно предыдущему абзацу. Обязательные права потребителя сохраняются.
Пользователь может закрыть аккаунт в любое время в панели или обратившись в поддержку. Порядок обращения с данными после закрытия определяется Политикой хранения данных.
Уведомление о нарушении авторских прав (notice & takedown)
Сервис позволяет импортировать материалы по внешним ссылкам (в т.ч. YouTube). Оператор не отслеживает импортируемый контент и не проверяет права Пользователя до обработки. Ответственность лежит на Пользователе.
Если вы являетесь правообладателем (или действуете от его имени) и считаете, что контент в Сервисе нарушает ваши права, направьте уведомление на контакт Оператора по вопросам конфиденциальности и безопасности: privacy@briefvox.com.
Уведомление должно содержать: (1) контактные данные и основание полномочий, (2) идентификацию произведения, (3) URL или идентификатор нарушающего материала, (4) заявление о том, что информация точна и отправитель уполномочен действовать, (5) электронную подпись или полное имя отправителя.
После получения полного уведомления Оператор рассмотрит дело без неоправданной задержки, как правило в течение 7 рабочих дней, и — при обоснованности — удалит контент и уведомит Пользователя. Срок исчисляется с момента получения уведомления, содержащего все перечисленные выше элементы; неполное уведомление может быть оставлено без рассмотрения до его дополнения. Аккаунты повторных нарушителей могут быть заблокированы.
Пользователь, чей контент был удалён, может подать встречное уведомление на тот же адрес, указав правовое основание и приняв юрисдикцию польских судов.
Согласие участников на запись разговоров
Сервис позволяет транскрибировать записи онлайн-встреч (в том числе Zoom, Microsoft Teams, Google Meet). Пользователь несёт исключительную ответственность за получение согласия всех участников разговора на запись до её начала в соответствии с применимым законодательством.
Во многих юрисдикциях запись разговора без согласия всех сторон является уголовным правонарушением или гражданским деликтом. Пользователь обязан ознакомиться с законодательством своей страны перед записью и загрузкой любого разговора.
Оператор не несёт ответственности за правовые последствия транскрипции записей, сделанных без необходимого согласия участников. Использование Сервиса для транскрипции незаконно записанных разговоров является нарушением настоящих Условий и может повлечь блокировку аккаунта.
Прозрачность контента, созданного ИИ (EU AI Act)
Сервис использует системы искусственного интеллекта для автоматической транскрипции аудио/видео, создания AI Notes и работы чата поддержки Vox. В соответствии с обязанностями прозрачности по ст. 50 Регламента (ЕС) 2024/1689 (Закон ЕС об ИИ), Оператор информирует Пользователей о том, что эти функции используют системы ИИ, а их результаты создаются автоматически.
Транскрипция создаётся локальной моделью распознавания речи Whisper на инфраструктуре Оператора; записи не отправляются в OpenAI для транскрипции. ИИ-заметки генерируются настроенным поставщиком ИИ, указанным в Реестре субобработчиков. Эти результаты могут содержать ошибки, неточности или пропуски — в частности, ИИ-заметки могут генерировать так называемые галлюцинации, то есть правдоподобно звучащую, но фактически неверную информацию.
Пользователи должны рассматривать результаты транскрипции и ИИ-заметки как вспомогательный материал, требующий проверки человеком перед использованием в юридических, медицинских, финансовых, официальных или иных контекстах, требующих высокой точности. Оператор не несёт ответственности за последствия действий, предпринятых исключительно на основе непроверенного контента ИИ.
Сервис также предоставляет чат поддержки с ИИ-ассистентом («Vox»). Ассистент работает на собственной инфраструктуре Оператора в ЕС и чётко обозначен как ИИ; его ответы могут быть неточными и не являются юридической, финансовой или медицинской консультацией. Принимайте обязывающие решения только после проверки человеком.
Условия сторонних платформ при импорте по ссылке
Сервис позволяет импортировать аудио/видеоконтент по поддерживаемым внешним ссылкам, в частности по ссылкам YouTube или прямым ссылкам на аудио/видеофайлы. Пользователи обязаны использовать эту функцию только способом, совместимым с Условиями использования соответствующей внешней платформы и применимым законодательством.
Условия использования YouTube (youtube.com/t/terms) и других платформ, как правило, запрещают скачивать контент без явного разрешения платформы или правообладателя, если только платформа не предоставляет официальные инструменты для этого. Пользователи несут исключительную ответственность за то, разрешён ли импорт конкретного материала условиями платформы и законодательством об авторском праве.
Допустимые случаи использования включают: собственные записи Пользователя, контент под лицензией Creative Commons или иной лицензией, допускающей транскрипцию, материалы, находящиеся в общественном достоянии, а также материалы, на которые у Пользователя есть соответствующая лицензия или согласие правообладателя.
Если Пользователь предоставляет ссылку на медиа, Сервис может технически получить или извлечь аудио/видеоданные только по запросу Пользователя и исключительно для выполнения транскрипции. При получении надлежащего уведомления о нарушении Оператор удалит контент и уведомит Пользователя в соответствии с процедурой notice & takedown, описанной в настоящих Условиях.