BriefVox AI Terms of Service
Operator details
The operator of BriefVox AI is: Filip Ogonowski, a natural person conducting unregistered business activity within the meaning of Art. 5 of the Polish Act of 6 March 2018 – Entrepreneurs' Law, Generała Dezyderego Chłapowskiego 12, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, Poland.
Customer support contact: support@briefvox.com.
Privacy and data protection contact: privacy@briefvox.com.
1. Definitions
Term
Meaning
Service
BriefVox AI, available at briefvox.com and associated domains.
Operator
The entity operating the Service, identified in the Operator details section.
User
An individual or entity using the Service after creating an account.
Account
The User's personal dashboard within the Service. One account corresponds to one User.
Minutes
The billing unit of the Service, corresponding to full minutes of the audio track from an audio file, video file, or linked media import, rounded up.
Transcription
Automatically generated text from an audio file, video file, or linked media import, including speaker identification and timestamps.
Captions
Automatically generated, styled, word-synced subtitles for a video, timed to the spoken words.
Captioned video
A new video file (MP4 or MOV) produced by the Service with the captions rendered (burned) into the picture. Exports without a paid Captions entitlement contain a visible watermark.
Subscription
A recurring paid service that provides a set number of minutes per billing period.
One-time package
A one-time purchase of minutes, with no automatic renewal.
Stripe
The third-party payment processor used by the Service.
2. Nature of the service
BriefVox AI is a browser-based SaaS platform providing two services: automatic transcription of audio and video, and automatic captioning of video (word-synced subtitles burned into the video).
Users do not install any software on their devices.
The transcription service automatically converts uploaded audio files, video files, or media imported from links into text with speaker identification and timestamp markers, with the option to edit the result online and download it as TXT, DOCX, SRT, or VTT.
The captioning service automatically generates styled, word-synced subtitles for an uploaded video and renders them into a new video file (MP4 or MOV) that the User downloads. Exports without a paid Captions entitlement contain a visible BriefVox watermark; an active paid Captions entitlement allows export without it. Caption fonts are licensed for this use and are embedded only in the rendered output.
Both services also offer optional AI Notes (summaries and other derived text) generated by a third-party AI provider from the User's transcript.
Transcriptions and captions are generated automatically by AI systems and may contain errors. Users should verify the output before using it for official, legal, business, or publication purposes.
3. Account and registration
Registration requires an email address and password.
The email address must be verified before full access to Service features is granted.
The User is responsible for keeping their login credentials confidential.
One account corresponds to one User. Sharing an account with third parties is not permitted without the Operator's consent.
The Operator may temporarily restrict access to an account in the event of a Terms violation, payment abuse, chargeback, or actions that threaten the security of the Service.
4. Minutes as billing unit
The currency of the Service is minutes of the audio track from audio recordings, video recordings, and media imported from links.
The User must have a sufficient number of available minutes before file processing can begin.
Minutes are reserved at the time a file is uploaded and before processing begins.
Billing is based on full minutes, rounded up. Example: a recording of 4 minutes 10 seconds consumes 5 minutes.
The actual length of the recording is measured after upload. If it differs from any previously stated or estimated value, the balance is corrected to the actual value.
In the event of a technical error on the system side, reserved minutes are automatically returned to the User's balance.
If the User holds minutes from multiple sources, the system applies FIFO by expiry date: minutes expiring soonest are consumed first. Indefinite minutes, if any, are consumed last.
Minutes are not automatically refunded if a transcription was completed but the recording quality was poor — including noise, quiet speech, overlapping voices, or an incorrectly selected language.
5. One-time packages
Package
Minutes
Price PLN
Price USD
Mini
100
19.99 zł
$4.99
Standard
300
34.99 zł
$8.99
Plus
750
59.99 zł
$14.99
Power
1,800
119.99 zł
$29.99
Studio
4,500
219.99 zł
$49.99
The table above is informational and reflects the offer current as at the date these Terms were last updated. What binds the contract is the price, currency, minute count and AI Token count shown in the Service and in Stripe Checkout immediately before the order is placed. The Operator may change the package catalogue and its prices for the future; such a change does not affect packages already purchased. New packages add minutes to one shared balance used by Captions and Transcription; the current scope is shown on the pricing page.
One-time packages do not renew automatically.
Minutes from one-time packages are valid for 12 months from the date of purchase and expire permanently after that period.
The maximum recording length for one-time packages is 120 minutes, regardless of package size.
Purchasing a package is a one-time payment with no recurring obligations.
6. Monthly and annual subscriptions
Detailed subscription terms are set out in the separate document "Subscription Terms". In the event of any conflict between these Terms and the Subscription Terms on subscription-related matters, the Subscription Terms take precedence, unless mandatory law provides otherwise.
7. Supported files
Supported formats include common audio and video files, in particular MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC, WebM, MP4, MOV, M4V, and MKV, where they contain an audio track and are technically feasible to process.
The Service may allow importing media from a link, including direct media file URLs or supported third-party platforms such as YouTube. Link import is intended only for content that the User has the right to process.
Before importing from a link, the User must confirm that they have rights to the material and that the import is allowed by applicable law and the source platform's terms. The Service stores proof of this confirmation, including the date, source URL, host, notice version, language, IP address and User-Agent, for security, accountability and claims-handling purposes.
The maximum file size is 2 GB.
The maximum length of one recording depends on the product and selected plan. The current limit is shown in the pricing page and immediately before purchase and forms part of the selected offer.
The Operator may refuse to process a file that is corrupted, does not match the declared format, contains no audio track, or violates the law or these Terms.
8. Transcription process
The User uploads an audio or video file, or provides a link to media. The file or imported media is transferred over an encrypted connection to private, non-public S3-compatible storage.
For video files or linked imports, the system may technically extract the audio track solely to deliver the transcription and export features.
The system checks the actual length of the file and reserves the appropriate number of minutes.
The file enters the processing queue.
The AI system processes the recording, identifies speakers, generates the text, and adds timestamps.
Upon completion, the transcript is automatically available in the user's dashboard.
The User can view, edit, and export the result in the dashboard.
Processing time is approximate and depends on file length, recording quality, selected mode, queue load, infrastructure availability, and optional processing settings. The Operator does not guarantee a specific start or completion time.
9. Editor and export
The online editor allows the transcription content to be corrected.
Clicking a sentence can move the player to the corresponding point in the recording.
Users can change and customize speaker names.
Export formats include TXT, DOCX, SRT, and VTT.
TXT contains transcript text. Depending on export settings, it may include speaker names and timestamps.
DOCX contains a Word document with transcript content. Depending on export settings, it may include speaker names, timestamps, and spacing between segments.
SRT and VTT contain subtitle files with required timing. When speakers are enabled, they may include speaker markings appropriate for the format.
Completed AI Notes (summaries, meeting notes, translations, and others) can be downloaded as a TXT or DOCX file. Detailed terms for AI Notes are set out in the separate document "AI Notes Terms".
10. User obligations regarding recordings
The User confirms they have the right to upload an audio or video file, provide a media link, and request its transcription in the Service.
Importing from YouTube or another third-party platform does not grant the User any rights to the source material. The User is responsible for ensuring that the import and later use of transcripts or subtitles comply with applicable law, the source platform's terms, and third-party rights.
The User is responsible for the legality of the recording, its origin, and the use of the transcription.
Users must not upload unlawful content, content that infringes the rights of third parties, trade secrets without authorization, or content whose processing is prohibited.
If the recording contains personal data of third parties, the User is responsible for having an appropriate legal basis for processing that data.
If the recording contains special category data — such as health information, beliefs, religion, or other sensitive data — the User must ensure that its processing is lawful.
11. Payments and invoices
Stripe is the payment processor.
Payment cards and other methods supported by Stripe are accepted.
Invoices or payment confirmations are issued automatically by Stripe after each transaction, if this feature is enabled in the Operator's configuration.
The billing currency for the Polish language version is PLN. All other language versions of the Service (English, German, Spanish, French, Italian, Portuguese and Russian) are billed in USD. The currency applicable to a given order is always shown on the pricing page and in the order summary before payment is confirmed, and that displayed currency is the binding one.
Minutes are credited only after successful payment confirmation by the payment system.
12. Refunds, complaints, and cancellation
Detailed refund and complaint terms are set out in the separate document "Refunds and Complaints Policy".
13. Account holds
Status
Meaning
PAST_DUE
Payment overdue. New transcriptions are blocked until payment is settled through Stripe.
BILLING_HOLD
Account suspended due to a chargeback, payment dispute, or serious billing issue. New transcriptions are blocked until the matter is resolved.
PAUSED
Administrative technical status used exceptionally by the Operator, for example during manual account review, abuse risk, or a security issue. It is not a self-service subscription pause; the scope of restrictions may depend on the reason and configuration, and AI Notes may be blocked until the matter is resolved.
14. Data storage
Source files (audio files, video files, and linked media imports) are automatically and permanently removed from active storage after 24 hours have elapsed from upload; the scheduled cleanup runs every 15 minutes. The transcript, segments, caption settings, and AI Notes remain on the account. The User may re-upload the exact same file to the existing project without retranscription or another minute charge; a new 24-hour period starts from that upload.
Transcripts, segments, caption settings, and AI Notes are kept for the life of the account, until the User deletes them or closes the account, unless the law requires specific records to be retained longer. Rendered captioned MP4 or MOV files remain available for download for 7 days after rendering completes and are then automatically deleted.
File access is generated on demand via a temporary, expiring link. Files are not publicly accessible.
Service staff do not review Users' recordings or transcriptions in the ordinary course of operating the Service. Limited administrative or support access may occur only where necessary for support, security, billing, abuse prevention, or legal compliance; it should be limited to what is necessary and, where technically feasible, authorized and logged.
15. Liability and disclaimers
The Operator makes every effort to ensure the service operates correctly but does not guarantee error-free transcription of every recording.
Transcription quality depends on recording quality, language, accent, noise level, overlapping voices, selected mode, and the limitations of automatic speech-recognition models. AI Notes also depend on transcript quality and the AI provider's performance.
Users should verify transcriptions before using them in legal, medical, accounting, official, or other accuracy-critical contexts.
The Operator's full liability regime — including the absence of any availability guarantee (SLA) and the contractual cap on liability towards business Clients — is set out in the section "Service availability and no SLA guarantee" later in these Terms. The User's responsibility for the material they submit, and how claims by third parties are settled between the parties, is set out in the section "User responsibility for material and third-party claims". Consumer rights under mandatory law remain unaffected.
16. Changes to the Terms
The Operator may amend the Terms for valid reasons, including functional, legal, technical, or security changes. Users should be informed of material changes with appropriate notice. Changes affecting payments, automatic renewals, or significant User obligations require clear communication and, where required by law, separate consent.
17. Final provisions
Polish law governs these Terms, subject to mandatory consumer protection rules.
Disputes should first be resolved amicably by contacting support.
Consumers may use the applicable out-of-court consumer dispute resolution mechanisms (ADR). The European Commission ODR platform was closed on 20 July 2025; current information about ADR bodies in the EU is available at: https://consumer-redress.ec.europa.eu/dispute-resolution-bodies. The relevant national consumer-protection authority remains the national contact point, including the Trade Inspection Authority where applicable.
If any provision of these Terms is found to be invalid, the remaining provisions remain in force to the extent permitted by law.
Requisito de idade — mínimo 16 anos
A BriefVox estabelece a idade mínima contratual de 16 anos para utilizar o Serviço. Independentemente desta regra, o Utilizador deve ter autorização parental ou do representante legal sempre que a lei aplicável ao tratamento de dados ou à celebração do contrato o exija.
Os menores de 18 anos só podem efetuar compras pagas com o consentimento de um progenitor ou tutor legal.
Ao criar uma conta, o Utilizador declara ter pelo menos 16 anos e, para compras pagas, ter plena capacidade jurídica ou consentimento do representante legal.
Se o Operador souber que uma conta pertence a um menor de 16 anos sem o consentimento exigido, a conta será suspensa e os dados eliminados.
Plano Free e prevenção de abuso
O plano Free é uma quota gratuita de teste, não uma subscrição paga. Após confirmar o e-mail, uma conta elegível pode receber mensalmente 20 minutos partilhados para vídeo com legendas ou transcrição sem cartão. Os minutos usam um saldo comum, não incluem Tokens de IA nem Notas de IA e não transitam.
Os minutos gratuitos destinam-se a uma única atribuição por utilizador e dispositivo. Se o sistema detetar uma tentativa de contornar este limite, em especial criando várias contas a partir do mesmo dispositivo para obter repetidamente minutos gratuitos, o Operador pode suspender a atribuição automática de minutos Free para essa conta. A conta em si não é bloqueada e pode continuar a utilizar pacotes ou subscrições pagas.
Para prevenir abuso, o Operador pode usar um identificador necessário do dispositivo guardado num cookie e dados técnicos de registo com hash. O Utilizador pode contactar o apoio se considerar que a limitação foi aplicada por engano.
Retenção de ficheiros de origem e resultados
Os ficheiros de áudio e vídeo de origem, incluindo conteúdos importados por ligação, são eliminados automaticamente do armazenamento ativo 24 horas após o envio. A limpeza é executada a cada 15 minutos; o ficheiro entra no primeiro ciclo posterior e a eliminação é repetida automaticamente se o armazenamento estiver temporariamente indisponível.
A transcrição, segmentos, correções, definições de legendas e AI Notes permanecem na conta até serem eliminados ou a conta ser encerrada. O mesmo ficheiro original pode ser novamente associado ao projeto sem nova transcrição nem novo consumo de minutos; o envio inicia um novo período de 24 horas.
O ficheiro MP4 ou MOV renderizado com legendas incorporadas fica disponível para transferência durante 7 dias após a conclusão e é depois eliminado automaticamente. Importações inacabadas e novos envios não confirmados são eliminados após 24 horas.
Livre resolução, reclamações e conformidade do serviço digital
O consumidor que celebra um contrato à distância dispõe, em regra, de 14 dias para resolver sem indicar motivo. Se pedir expressamente o início imediato e resolver antes da execução completa, poderá dever um montante proporcional ao serviço já prestado. O simples início de um serviço pago não elimina automaticamente o direito; este só se perde após a execução integral quando se cumpram os requisitos legais de consentimento e informação prévios.
A opção automatizada de reembolso integral no painel é uma facilidade adicional e não limita direitos imperativos. O pedido de resolução ou a reclamação podem ser enviados para billing@briefvox.com ou support@briefvox.com.
Se o serviço digital não estiver conforme com o contrato, o consumidor pode exigir que seja reposta a conformidade num prazo razoável e sem inconveniente excessivo. Nos casos previstos por lei poderá depois pedir redução proporcional do preço ou resolver o contrato.
Disponibilidade do Serviço e ausência de garantia de SLA
O Operador envida esforços razoáveis para manter o Serviço disponível 24/7, mas não garante um nível de serviço específico (SLA). O Serviço pode estar temporariamente indisponível por manutenção, falhas, força maior ou problemas com subprocessadores (Stripe, Backblaze, AWS, Google).
Em caso de indisponibilidade, o Operador não paga compensação monetária pelo período. Os minutos não utilizados do plano permanecem válidos conforme as regras da subscrição ou pacote.
O Operador não responde por consequências causadas pelo Utilizador, incluindo eliminação deliberada, nem por acontecimentos fora do seu controlo razoável. Isto não exclui as suas próprias obrigações legais, a responsabilidade pela seleção de subcontratantes nem qualquer responsabilidade imperativa.
Os direitos imperativos dos consumidores permanecem inalterados. Perante Clientes empresariais, na medida permitida por lei, excluem-se lucros cessantes e danos indiretos e a responsabilidade contratual total limita-se aos valores pagos nos 12 meses anteriores ao evento. O limite não se aplica a dolo ou negligência grave, danos pessoais, violações de confidencialidade ou proteção de dados, nem a responsabilidade que não possa ser limitada.
Responsabilidade do Utilizador pelos materiais e reclamações de terceiros
Ao carregar um ficheiro ou indicar uma hiperligação, o Utilizador declara dispor dos direitos e consentimentos necessários ao tratamento desse material no Serviço, incluindo o consentimento das pessoas gravadas quando exigível. O Serviço regista essas declarações com a data, o endereço de origem, a versão do aviso, o endereço IP e o identificador do navegador. O Operador pode confiar nessas declarações e utilizar os dados registados como prova em processos de reclamação, judiciais ou administrativos.
Se um terceiro apresentar uma reclamação contra o Operador relacionada com material submetido pelo Utilizador, o Operador notificá-lo-á sem demora para o endereço de e-mail associado à conta. A pedido do Operador, o Utilizador facultará as informações e documentos necessários para responder, em particular a prova dos direitos ou consentimentos detidos.
O Cliente empresarial (Utilizador que não seja consumidor) mantém o Operador indemne face a reclamações de terceiros decorrentes do material que submeteu ou da sua utilização do Serviço, e suporta os custos razoáveis incorridos pelo Operador com essa reclamação, incluindo despesas jurídicas e montantes em que venha a ser condenado — na medida máxima permitida por lei. Não abrange reclamações resultantes de conduta culposa do Operador.
A obrigação anterior não se aplica ao Utilizador que seja consumidor. O consumidor responde perante o Operador pelos danos causados pelo incumprimento destes Termos segundo as regras gerais da lei. O Operador conserva o direito de regresso pelo que tenha tido de prestar a terceiro em consequência do incumprimento, nos termos previstos na lei.
Recebida uma denúncia credível de infração, o Operador pode bloquear ou remover o material concreto sem encerrar a conta do Utilizador. Trata-se de medida cautelar que não prejudica o mérito da reclamação.
Alterações ao Serviço e cessação
O Operador pode desenvolver o Serviço e acrescentar, alterar ou retirar funcionalidades específicas. Uma alteração que reduza substancialmente o âmbito de um plano pago será anunciada com antecedência e o Utilizador que não a aceite pode cancelar a subscrição com efeitos no final do período pago; tal não prejudica os direitos do consumidor quanto à conformidade do serviço digital com o contrato.
O Operador pode cessar integralmente a prestação do Serviço. Nesse caso informará os Utilizadores registados por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência. Durante o pré-aviso o Utilizador mantém o acesso à conta na medida necessária para descarregar transcrições, notas e exportações e para usar a exportação de dados em modo self-service.
Cessado o Serviço, o Operador reembolsará as quantias relativas à parte não utilizada de qualquer período de subscrição pago antecipadamente, bem como o valor proporcional dos minutos e Tokens de IA não utilizados de pacotes avulsos ainda não caducados. O reembolso é feito pelo meio de pagamento original, salvo acordo em contrário.
O Operador pode resolver o contrato com efeito imediato e encerrar a conta em caso de incumprimento substancial destes Termos pelo Utilizador, nomeadamente conteúdos ilícitos, abuso de pagamentos ou condutas que ameacem a segurança do Serviço e dos demais Utilizadores. Antes do encerramento, o Operador interpelará o Utilizador, quando possível e proporcionado às circunstâncias, para cessar o incumprimento, concedendo-lhe prazo para o sanar.
Em caso de resolução por causas imputáveis ao Utilizador, os minutos e Tokens de IA não utilizados não são reembolsados, na medida permitida por lei. Se a conta for encerrada por causas não imputáveis ao Utilizador, as prestações pagas não utilizadas são liquidadas proporcionalmente nos termos do parágrafo anterior. Os direitos imperativos do consumidor permanecem intactos.
O Utilizador pode encerrar a sua conta a qualquer momento no painel ou contactando o suporte. O destino dos dados após o encerramento consta da Política de Retenção de Dados.
Notificação de violação de direitos de autor (notice & takedown)
O Serviço permite importar materiais de links externos (incluindo YouTube). O Operador não monitoriza o conteúdo importado nem verifica os direitos do Utilizador antes do processamento. A responsabilidade recai sobre o Utilizador.
Se for titular de direitos (ou agir em seu nome) e considerar que um conteúdo viola os seus direitos, envie uma notificação para o contacto de privacidade e segurança do Operador: privacy@briefvox.com.
A notificação deve incluir: (1) dados de contacto e base de representação, (2) identificação da obra, (3) URL ou identificador do material, (4) declaração de que as informações são exatas e o remetente está autorizado a agir, (5) assinatura eletrónica ou nome completo do remetente.
Após receber uma notificação completa, o Operador analisá-la-á sem demora indevida, em regra no prazo de 7 dias úteis, e — se fundamentada — removerá o conteúdo e notificará o Utilizador. O prazo conta-se a partir da receção de uma notificação que contenha todos os elementos acima indicados; uma notificação incompleta pode ficar sem tratamento até ser completada. Contas de infratores reincidentes podem ser suspensas.
Um Utilizador afetado pode apresentar contra-notificação no mesmo email, indicando a sua base legal e aceitando a jurisdição dos tribunais polacos.
Consentimento dos participantes para gravar conversas
O Serviço permite a transcrição de gravações de reuniões online (incluindo Zoom, Microsoft Teams, Google Meet). O Utilizador é o único responsável por obter o consentimento de todos os participantes para serem gravados antes do início da gravação, de acordo com a legislação aplicável.
Em muitas jurisdições, gravar conversas sem o consentimento de todos os intervenientes constitui crime ou ilícito civil. O Utilizador é obrigado a conhecer a legislação do seu país antes de gravar e carregar qualquer conversa.
O Operador não se responsabiliza pelas consequências legais decorrentes da transcrição de gravações realizadas sem o consentimento exigido. A utilização do Serviço para transcrever gravações ilegais constitui uma violação destes Termos e pode resultar na suspensão da conta.
Transparência do conteúdo gerado por IA (EU AI Act)
O Serviço utiliza sistemas de inteligência artificial para transcrição automática de áudio/vídeo, geração de Notas IA e o chat de apoio Vox. Em conformidade com as obrigações de transparência do artigo 50.º do Regulamento (UE) 2024/1689 (Lei da IA da UE), o Operador informa os Utilizadores de que estas funções utilizam sistemas de IA e que os seus resultados são gerados automaticamente.
A transcrição é produzida por um modelo local de reconhecimento de voz Whisper na infraestrutura do Operador; as gravações não são enviadas à OpenAI para transcrição. As Notas IA são geradas pelo fornecedor de IA configurado e indicado no Registo de Subprocessadores. Estes resultados podem conter erros, imprecisões ou omissões — em particular, as Notas IA podem produzir alucinações, ou seja, informações plausíveis mas factualmente incorretas.
Os Utilizadores devem tratar os resultados da transcrição e as Notas IA como material auxiliar que requer verificação humana antes de utilização em contextos legais, médicos, financeiros, oficiais ou outros que exijam elevada precisão. O Operador não é responsável pelas consequências de ações tomadas unicamente com base em conteúdo IA não verificado.
O Serviço também oferece um chat de apoio com um assistente de IA («Vox»). O assistente funciona na infraestrutura própria do Operador na UE e está claramente identificado como IA; as suas respostas podem ser imprecisas e não constituem aconselhamento jurídico, financeiro ou médico. Tome decisões vinculativas apenas após verificação humana.
Termos de plataformas externas ao importar a partir de um link
O Serviço permite importar conteúdo de áudio/vídeo a partir de links externos suportados, em particular links do YouTube ou links diretos para ficheiros de áudio/vídeo. Os Utilizadores são obrigados a utilizar esta funcionalidade apenas de forma compatível com os Termos de Serviço da plataforma externa relevante e com a lei aplicável.
Os Termos de Serviço do YouTube (youtube.com/t/terms) e os de outras plataformas proíbem geralmente o descarregamento de conteúdo sem a permissão expressa da plataforma ou do titular dos direitos, salvo se a plataforma fornecer ferramentas oficiais para esse efeito. Os Utilizadores assumem a responsabilidade exclusiva de determinar se a importação de um determinado conteúdo é permitida pelos termos da plataforma e pela lei de direitos de autor.
Os casos de utilização permitidos incluem: gravações próprias do Utilizador, conteúdo sob licença Creative Commons ou outra licença que permita a transcrição, material de domínio público e material para o qual o Utilizador detenha licença ou consentimento do titular dos direitos.
Quando o Utilizador fornece um link multimédia, o Serviço pode obter ou extrair tecnicamente dados de áudio/vídeo apenas a pedido do Utilizador e exclusivamente para realizar a transcrição. Após receber uma notificação de infração válida, o Operador removerá o conteúdo e notificará o Utilizador de acordo com o procedimento notice & takedown descrito nestes Termos.