BriefVox AI Terms of Service
Operator details
The operator of BriefVox AI is: Filip Ogonowski, a natural person conducting unregistered business activity within the meaning of Art. 5 of the Polish Act of 6 March 2018 – Entrepreneurs' Law, Generała Dezyderego Chłapowskiego 12, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, Poland.
Customer support contact: support@briefvox.com.
Privacy and data protection contact: privacy@briefvox.com.
1. Definitions
Term
Meaning
Service
BriefVox AI, available at briefvox.com and associated domains.
Operator
The entity operating the Service, identified in the Operator details section.
User
An individual or entity using the Service after creating an account.
Account
The User's personal dashboard within the Service. One account corresponds to one User.
Minutes
The billing unit of the Service, corresponding to full minutes of the audio track from an audio file, video file, or linked media import, rounded up.
Transcription
Automatically generated text from an audio file, video file, or linked media import, including speaker identification and timestamps.
Subscription
A recurring paid service that provides a set number of minutes per billing period.
One-time package
A one-time purchase of minutes, with no automatic renewal.
Stripe
The third-party payment processor used by the Service.
2. Nature of the service
BriefVox AI is a browser-based SaaS service for transcribing audio recordings, video recordings, and media imported from links.
Users do not install any software on their devices.
The service automatically converts uploaded audio files, video files, or media imported from links into text with speaker identification and timestamp markers, with the option to edit online and download the result.
Transcriptions are generated automatically by an AI system and may contain errors. Users should verify the output before using it for official, legal, business, or publication purposes.
3. Account and registration
Registration requires an email address and password.
The email address must be verified before full access to Service features is granted.
The User is responsible for keeping their login credentials confidential.
One account corresponds to one User. Sharing an account with third parties is not permitted without the Operator's consent.
The Operator may temporarily restrict access to an account in the event of a Terms violation, payment abuse, chargeback, or actions that threaten the security of the Service.
4. Minutes as billing unit
The currency of the Service is minutes of the audio track from audio recordings, video recordings, and media imported from links.
The User must have a sufficient number of available minutes before file processing can begin.
Minutes are reserved at the time a file is uploaded and before processing begins.
Billing is based on full minutes, rounded up. Example: a recording of 4 minutes 10 seconds consumes 5 minutes.
The actual length of the recording is measured after upload. If it differs from any previously stated or estimated value, the balance is corrected to the actual value.
In the event of a technical error on the system side, reserved minutes are automatically returned to the User's balance.
If the User holds minutes from multiple sources, the system applies FIFO by expiry date: minutes expiring soonest are consumed first. Indefinite minutes, if any, are consumed last.
Minutes are not automatically refunded if a transcription was completed but the recording quality was poor — including noise, quiet speech, overlapping voices, or an incorrectly selected language.
5. One-time packages
Package
Minutes
Price PLN
Price USD
Mini
100
19.99 zł
$4.99
Standard
300
34.99 zł
$8.99
Plus
750
59.99 zł
$14.99
Power
1,800
119.99 zł
$29.99
Studio
4,500
219.99 zł
$49.99
One-time packages do not renew automatically.
Minutes from one-time packages are valid for 12 months from the date of purchase and expire permanently after that period.
The maximum recording length for one-time packages is 120 minutes, regardless of package size.
Purchasing a package is a one-time payment with no recurring obligations.
6. Monthly and annual subscriptions
Detailed subscription terms are set out in the separate document "Subscription Terms". In the event of any conflict between these Terms and the Subscription Terms on subscription-related matters, the Subscription Terms take precedence, unless mandatory law provides otherwise.
7. Supported files
Supported formats include common audio and video files, in particular MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC, WebM, MP4, MOV, M4V, and MKV, where they contain an audio track and are technically feasible to process.
The Service may allow importing media from a link, including direct media file URLs or supported third-party platforms such as YouTube. Link import is intended only for content that the User has the right to process.
Before importing from a link, the User must confirm that they have rights to the material and that the import is allowed by applicable law and the source platform's terms. The Service stores proof of this confirmation, including the date, source URL, host, notice version, language, IP address and User-Agent, for security, accountability and claims-handling purposes.
The maximum file size is 2 GB.
The maximum recording length depends on the plan: one-time packages and Lite — 120 minutes; Pro — 240 minutes; Creator — 480 minutes; Business — 600 minutes.
The Operator may refuse to process a file that is corrupted, does not match the declared format, contains no audio track, or violates the law or these Terms.
8. Transcription process
The User uploads an audio or video file, or provides a link to media. The file or imported media is transferred to encrypted data storage, such as S3 or an S3-compatible solution.
For video files or linked imports, the system may technically extract the audio track solely to deliver the transcription and export features.
The system checks the actual length of the file and reserves the appropriate number of minutes.
The file enters the processing queue.
The AI system processes the recording, identifies speakers, generates the text, and adds timestamps.
Upon completion, the transcript is automatically available in the user's dashboard.
The User can view, edit, and export the result in the dashboard.
Processing time is approximate and depends on file length, recording quality, selected mode, queue load, infrastructure availability, and optional processing settings. The Operator does not guarantee a specific start or completion time.
9. Editor and export
The online editor allows the transcription content to be corrected.
Clicking a sentence can move the player to the corresponding point in the recording.
Users can change and customize speaker names.
Export formats include TXT, DOCX, SRT, and VTT.
TXT contains transcript text. Depending on export settings, it may include speaker names and timestamps.
DOCX contains a Word document with transcript content. Depending on export settings, it may include speaker names, timestamps, and spacing between segments.
SRT and VTT contain subtitle files with required timing. When speakers are enabled, they may include speaker markings appropriate for the format.
Completed AI Notes (summaries, meeting notes, translations, and others) can be downloaded as a TXT or DOCX file. Detailed terms for AI Notes are set out in the separate document "AI Notes Terms".
10. User obligations regarding recordings
The User confirms they have the right to upload an audio or video file, provide a media link, and request its transcription in the Service.
Importing from YouTube or another third-party platform does not grant the User any rights to the source material. The User is responsible for ensuring that the import and later use of transcripts or subtitles comply with applicable law, the source platform's terms, and third-party rights.
The User is responsible for the legality of the recording, its origin, and the use of the transcription.
Users must not upload unlawful content, content that infringes the rights of third parties, trade secrets without authorization, or content whose processing is prohibited.
If the recording contains personal data of third parties, the User is responsible for having an appropriate legal basis for processing that data.
If the recording contains special category data — such as health information, beliefs, religion, or other sensitive data — the User must ensure that its processing is lawful.
11. Payments and invoices
Stripe is the payment processor.
Payment cards and other methods supported by Stripe are accepted.
Invoices or payment confirmations are issued automatically by Stripe after each transaction, if this feature is enabled in the Operator's configuration.
The billing currency for the Polish version is PLN; for the English version, USD.
Minutes are credited only after successful payment confirmation by the payment system.
12. Refunds, complaints, and cancellation
Detailed refund and complaint terms are set out in the separate document "Refunds and Complaints Policy".
13. Account holds
Status
Meaning
PAST_DUE
Payment overdue. New transcriptions are blocked until payment is settled through Stripe.
BILLING_HOLD
Account suspended due to a chargeback, payment dispute, or serious billing issue. New transcriptions are blocked until the matter is resolved.
PAUSED
Administrative technical status used exceptionally by the Operator, for example during manual account review, abuse risk, or a security issue. It is not a self-service subscription pause; the scope of restrictions may depend on the reason and configuration, and AI Notes may be blocked until the matter is resolved.
14. Data storage
Source files (audio files, video files, and linked media imports) are automatically and permanently deleted from storage 3 days after upload. The transcript, subtitles, and AI Notes generated from the recording are retained on the User's account — only the source file itself is removed, so after that period the original recording can no longer be played back in the editor without uploading it again.
Transcriptions are stored on the User's account indefinitely, until manually deleted or the account is closed, unless a separate document or applicable law provides otherwise.
File access is generated on demand via a temporary, expiring link. Files are not publicly accessible.
Service staff do not review Users' recordings or transcriptions in the ordinary course of operating the Service. Limited administrative or support access may occur only where necessary for support, security, billing, abuse prevention, or legal compliance; it should be limited to what is necessary and, where technically feasible, authorized and logged.
15. Liability and disclaimers
The Operator makes every effort to ensure the service operates correctly but does not guarantee error-free transcription of every recording.
Transcription quality depends on recording quality, language, accent, noise level, overlapping voices, selected mode, and the limitations of automatic speech-recognition models. AI Notes also depend on transcript quality and the AI provider's performance.
Users should verify transcriptions before using them in legal, medical, accounting, official, or other accuracy-critical contexts.
16. Changes to the Terms
The Operator may amend the Terms for valid reasons, including functional, legal, technical, or security changes. Users should be informed of material changes with appropriate notice. Changes affecting payments, automatic renewals, or significant User obligations require clear communication and, where required by law, separate consent.
17. Final provisions
Polish law governs these Terms, subject to mandatory consumer protection rules.
Disputes should first be resolved amicably by contacting support.
Consumers may use the applicable out-of-court consumer dispute resolution mechanisms (ADR). The European Commission ODR platform was closed on 20 July 2025; current information about ADR bodies in the EU is available at: https://consumer-redress.ec.europa.eu/dispute-resolution-bodies. The relevant national consumer-protection authority remains the national contact point, including the Trade Inspection Authority where applicable.
If any provision of these Terms is found to be invalid, the remaining provisions remain in force to the extent permitted by law.
Requisito di età — minimo 16 anni
Il Servizio può essere utilizzato solo da persone di età pari o superiore a 16 anni. Questo segue l'art. 8 del GDPR, che richiede il consenso parentale per trattare i dati personali di minori di 16 anni.
I minori di 18 anni possono effettuare acquisti a pagamento solo con il consenso di un genitore o tutore legale.
Creando un account, l'Utente dichiara di avere almeno 16 anni e, per gli acquisti a pagamento, di avere piena capacità giuridica o il consenso del rappresentante legale.
Se l'Operatore viene a conoscenza che un account appartiene a un minore di 16 anni senza il consenso richiesto, l'account sarà sospeso e i dati eliminati.
Piano Free e prevenzione degli abusi
Il piano Free è un credito gratuito di prova, non un abbonamento a pagamento. Un account idoneo può ricevere 10 minuti gratuiti di trascrizione al mese dopo la verifica dell'e-mail, senza carta di pagamento. I minuti Free non includono AI Tokens o AI Notes e non passano al mese successivo.
I minuti gratuiti sono destinati a una sola assegnazione per utente e dispositivo. Se il sistema rileva un tentativo di aggirare questo limite, in particolare creando più account dallo stesso dispositivo per ottenere ripetutamente minuti gratuiti, l'Operatore può sospendere l'assegnazione automatica dei minuti Free per quell'account. L'account non viene bloccato e può comunque usare pacchetti o abbonamenti a pagamento.
Per prevenire abusi, l'Operatore può usare un identificatore necessario del dispositivo memorizzato in un cookie e dati tecnici di registrazione sottoposti a hash. L'Utente può contattare il supporto se ritiene che la limitazione sia stata applicata per errore.
Disponibilità del Servizio e assenza di garanzia SLA
L'Operatore si impegna a mantenere il Servizio disponibile 24/7 ma non garantisce un livello di servizio specifico (SLA). Il Servizio può essere temporaneamente non disponibile per manutenzione, guasti, forza maggiore o problemi con i sub-responsabili (Stripe, Backblaze, AWS, Google).
In caso di interruzione, l'Operatore non corrisponde compenso economico per il periodo di indisponibilità. I minuti non utilizzati del piano restano validi secondo le regole dell'abbonamento o del pacchetto.
L'Operatore non è responsabile per perdite di dati causate dall'Utente né per errori di sub-responsabili o servizi esterni necessari al Servizio, inclusi pagamenti, archiviazione, email o Note IA.
La responsabilità massima dell'Operatore verso un consumatore è limitata all'importo pagato dall'Utente nei 12 mesi precedenti l'evento, esclusi i danni la cui limitazione è vietata dalla legge applicabile.
Segnalazione di violazione del diritto d'autore (notice & takedown)
Il Servizio consente l'importazione da link esterni (incluso YouTube). L'Operatore non monitora i contenuti importati né verifica i diritti dell'Utente prima del trattamento. La responsabilità ricade sull'Utente.
Se sei titolare di diritti (o agisci per suo conto) e ritieni che un contenuto violi i tuoi diritti, invia una segnalazione al contatto privacy e sicurezza dell'Operatore: privacy@briefvox.com.
La segnalazione deve includere: (1) dati di contatto e base di rappresentanza, (2) identificazione dell'opera, (3) URL o identificativo del contenuto, (4) dichiarazione che le informazioni sono accurate e che il mittente è autorizzato ad agire, (5) firma elettronica o nome completo del mittente.
Dopo aver ricevuto una segnalazione completa, l'Operatore la esaminerà entro 7 giorni lavorativi e — se fondata — rimuoverà il contenuto e avviserà l'Utente. Gli account di trasgressori recidivi possono essere sospesi.
L'Utente interessato può presentare contro-segnalazione alla stessa email, indicando la base giuridica e accettando la giurisdizione dei tribunali polacchi.
Consenso dei partecipanti alla registrazione delle conversazioni
Il Servizio consente la trascrizione di registrazioni di riunioni online (tra cui Zoom, Microsoft Teams, Google Meet). L'Utente è l'unico responsabile di ottenere il consenso di tutti i partecipanti alla registrazione prima che essa inizi, in conformità con la normativa applicabile.
In Italia, registrare conversazioni private senza il consenso di tutti i partecipanti può costituire reato ai sensi dell'art. 617 del Codice penale. Norme simili si applicano in altri paesi dell'UE. L'Utente è tenuto a conoscere le leggi del proprio paese prima di registrare e caricare qualsiasi conversazione.
L'Operatore non è responsabile delle conseguenze legali derivanti dalla trascrizione di registrazioni effettuate senza il consenso richiesto. L'utilizzo del Servizio per trascrivere registrazioni effettuate illecitamente costituisce una violazione dei presenti Termini e può comportare la sospensione dell'account.
Trasparenza dei contenuti generati dall'IA (EU AI Act)
Il Servizio utilizza sistemi di intelligenza artificiale per la trascrizione automatica audio/video, la generazione di Note IA e la chat di supporto Vox. In linea con gli obblighi di trasparenza dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act dell'UE), l'Operatore informa gli Utenti che queste funzioni utilizzano sistemi di IA e che i relativi output sono generati automaticamente.
La trascrizione è prodotta da un modello locale di riconoscimento vocale Whisper sull'infrastruttura dell'Operatore; le registrazioni non sono inviate a OpenAI per la trascrizione. Le Note IA sono generate dal fornitore IA configurato e indicato nel Registro dei sub-responsabili. Questi output possono contenere errori, imprecisioni o omissioni — in particolare, le Note IA possono produrre allucinazioni, ovvero informazioni plausibili ma fattualmente errate.
Gli Utenti devono trattare i risultati della trascrizione e le Note IA come materiale ausiliario che richiede verifica umana prima dell'uso in contesti legali, medici, finanziari, ufficiali o altri che richiedono alta precisione. L'Operatore non è responsabile delle conseguenze di azioni intraprese unicamente sulla base di contenuti IA non verificati.
Il Servizio offre anche una chat di supporto con un assistente IA («Vox»). L'assistente funziona sull'infrastruttura propria dell'Operatore nell'UE ed è chiaramente indicato come IA; le sue risposte possono essere imprecise e non costituiscono consulenza legale, finanziaria o medica. Prendi decisioni vincolanti solo dopo verifica umana.
Termini delle piattaforme terze in caso di importazione da link
Il Servizio consente l'importazione di contenuti audio/video da link esterni supportati, in particolare link YouTube o link diretti a file audio/video. Gli Utenti sono tenuti a utilizzare questa funzione solo in modo compatibile con i Termini di Servizio della relativa piattaforma esterna e con la normativa applicabile.
I Termini di Servizio di YouTube (youtube.com/t/terms) e quelli di altre piattaforme vietano in linea generale il download di contenuti senza l'autorizzazione espressa della piattaforma o del titolare dei diritti, salvo che la piattaforma fornisca strumenti ufficiali a tale scopo. Gli Utenti assumono la piena responsabilità di stabilire se l'importazione di un determinato contenuto sia consentita dai termini della piattaforma e dalla normativa sul diritto d'autore.
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