BriefVox AI Terms of Service
Operator details
The operator of BriefVox AI is: Filip Ogonowski, a natural person conducting unregistered business activity within the meaning of Art. 5 of the Polish Act of 6 March 2018 – Entrepreneurs' Law, Generała Dezyderego Chłapowskiego 12, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, Poland.
Customer support contact: support@briefvox.com.
Privacy and data protection contact: privacy@briefvox.com.
1. Definitions
Term
Meaning
Service
BriefVox AI, available at briefvox.com and associated domains.
Operator
The entity operating the Service, identified in the Operator details section.
User
An individual or entity using the Service after creating an account.
Account
The User's personal dashboard within the Service. One account corresponds to one User.
Minutes
The billing unit of the Service, corresponding to full minutes of the audio track from an audio file, video file, or linked media import, rounded up.
Transcription
Automatically generated text from an audio file, video file, or linked media import, including speaker identification and timestamps.
Captions
Automatically generated, styled, word-synced subtitles for a video, timed to the spoken words.
Captioned video
A new video file (MP4 or MOV) produced by the Service with the captions rendered (burned) into the picture. Exports without a paid Captions entitlement contain a visible watermark.
Subscription
A recurring paid service that provides a set number of minutes per billing period.
One-time package
A one-time purchase of minutes, with no automatic renewal.
Stripe
The third-party payment processor used by the Service.
2. Nature of the service
BriefVox AI is a browser-based SaaS platform providing two services: automatic transcription of audio and video, and automatic captioning of video (word-synced subtitles burned into the video).
Users do not install any software on their devices.
The transcription service automatically converts uploaded audio files, video files, or media imported from links into text with speaker identification and timestamp markers, with the option to edit the result online and download it as TXT, DOCX, SRT, or VTT.
The captioning service automatically generates styled, word-synced subtitles for an uploaded video and renders them into a new video file (MP4 or MOV) that the User downloads. Exports without a paid Captions entitlement contain a visible BriefVox watermark; an active paid Captions entitlement allows export without it. Caption fonts are licensed for this use and are embedded only in the rendered output.
Both services also offer optional AI Notes (summaries and other derived text) generated by a third-party AI provider from the User's transcript.
Transcriptions and captions are generated automatically by AI systems and may contain errors. Users should verify the output before using it for official, legal, business, or publication purposes.
3. Account and registration
Registration requires an email address and password.
The email address must be verified before full access to Service features is granted.
The User is responsible for keeping their login credentials confidential.
One account corresponds to one User. Sharing an account with third parties is not permitted without the Operator's consent.
The Operator may temporarily restrict access to an account in the event of a Terms violation, payment abuse, chargeback, or actions that threaten the security of the Service.
4. Minutes as billing unit
The currency of the Service is minutes of the audio track from audio recordings, video recordings, and media imported from links.
The User must have a sufficient number of available minutes before file processing can begin.
Minutes are reserved at the time a file is uploaded and before processing begins.
Billing is based on full minutes, rounded up. Example: a recording of 4 minutes 10 seconds consumes 5 minutes.
The actual length of the recording is measured after upload. If it differs from any previously stated or estimated value, the balance is corrected to the actual value.
In the event of a technical error on the system side, reserved minutes are automatically returned to the User's balance.
If the User holds minutes from multiple sources, the system applies FIFO by expiry date: minutes expiring soonest are consumed first. Indefinite minutes, if any, are consumed last.
Minutes are not automatically refunded if a transcription was completed but the recording quality was poor — including noise, quiet speech, overlapping voices, or an incorrectly selected language.
5. One-time packages
Package
Minutes
Price PLN
Price USD
Mini
100
19.99 zł
$4.99
Standard
300
34.99 zł
$8.99
Plus
750
59.99 zł
$14.99
Power
1,800
119.99 zł
$29.99
Studio
4,500
219.99 zł
$49.99
The table above is informational and reflects the offer current as at the date these Terms were last updated. What binds the contract is the price, currency, minute count and AI Token count shown in the Service and in Stripe Checkout immediately before the order is placed. The Operator may change the package catalogue and its prices for the future; such a change does not affect packages already purchased. New packages add minutes to one shared balance used by Captions and Transcription; the current scope is shown on the pricing page.
One-time packages do not renew automatically.
Minutes from one-time packages are valid for 12 months from the date of purchase and expire permanently after that period.
The maximum recording length for one-time packages is 120 minutes, regardless of package size.
Purchasing a package is a one-time payment with no recurring obligations.
6. Monthly and annual subscriptions
Detailed subscription terms are set out in the separate document "Subscription Terms". In the event of any conflict between these Terms and the Subscription Terms on subscription-related matters, the Subscription Terms take precedence, unless mandatory law provides otherwise.
7. Supported files
Supported formats include common audio and video files, in particular MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC, WebM, MP4, MOV, M4V, and MKV, where they contain an audio track and are technically feasible to process.
The Service may allow importing media from a link, including direct media file URLs or supported third-party platforms such as YouTube. Link import is intended only for content that the User has the right to process.
Before importing from a link, the User must confirm that they have rights to the material and that the import is allowed by applicable law and the source platform's terms. The Service stores proof of this confirmation, including the date, source URL, host, notice version, language, IP address and User-Agent, for security, accountability and claims-handling purposes.
The maximum file size is 2 GB.
The maximum length of one recording depends on the product and selected plan. The current limit is shown in the pricing page and immediately before purchase and forms part of the selected offer.
The Operator may refuse to process a file that is corrupted, does not match the declared format, contains no audio track, or violates the law or these Terms.
8. Transcription process
The User uploads an audio or video file, or provides a link to media. The file or imported media is transferred over an encrypted connection to private, non-public S3-compatible storage.
For video files or linked imports, the system may technically extract the audio track solely to deliver the transcription and export features.
The system checks the actual length of the file and reserves the appropriate number of minutes.
The file enters the processing queue.
The AI system processes the recording, identifies speakers, generates the text, and adds timestamps.
Upon completion, the transcript is automatically available in the user's dashboard.
The User can view, edit, and export the result in the dashboard.
Processing time is approximate and depends on file length, recording quality, selected mode, queue load, infrastructure availability, and optional processing settings. The Operator does not guarantee a specific start or completion time.
9. Editor and export
The online editor allows the transcription content to be corrected.
Clicking a sentence can move the player to the corresponding point in the recording.
Users can change and customize speaker names.
Export formats include TXT, DOCX, SRT, and VTT.
TXT contains transcript text. Depending on export settings, it may include speaker names and timestamps.
DOCX contains a Word document with transcript content. Depending on export settings, it may include speaker names, timestamps, and spacing between segments.
SRT and VTT contain subtitle files with required timing. When speakers are enabled, they may include speaker markings appropriate for the format.
Completed AI Notes (summaries, meeting notes, translations, and others) can be downloaded as a TXT or DOCX file. Detailed terms for AI Notes are set out in the separate document "AI Notes Terms".
10. User obligations regarding recordings
The User confirms they have the right to upload an audio or video file, provide a media link, and request its transcription in the Service.
Importing from YouTube or another third-party platform does not grant the User any rights to the source material. The User is responsible for ensuring that the import and later use of transcripts or subtitles comply with applicable law, the source platform's terms, and third-party rights.
The User is responsible for the legality of the recording, its origin, and the use of the transcription.
Users must not upload unlawful content, content that infringes the rights of third parties, trade secrets without authorization, or content whose processing is prohibited.
If the recording contains personal data of third parties, the User is responsible for having an appropriate legal basis for processing that data.
If the recording contains special category data — such as health information, beliefs, religion, or other sensitive data — the User must ensure that its processing is lawful.
11. Payments and invoices
Stripe is the payment processor.
Payment cards and other methods supported by Stripe are accepted.
Invoices or payment confirmations are issued automatically by Stripe after each transaction, if this feature is enabled in the Operator's configuration.
The billing currency for the Polish language version is PLN. All other language versions of the Service (English, German, Spanish, French, Italian, Portuguese and Russian) are billed in USD. The currency applicable to a given order is always shown on the pricing page and in the order summary before payment is confirmed, and that displayed currency is the binding one.
Minutes are credited only after successful payment confirmation by the payment system.
12. Refunds, complaints, and cancellation
Detailed refund and complaint terms are set out in the separate document "Refunds and Complaints Policy".
13. Account holds
Status
Meaning
PAST_DUE
Payment overdue. New transcriptions are blocked until payment is settled through Stripe.
BILLING_HOLD
Account suspended due to a chargeback, payment dispute, or serious billing issue. New transcriptions are blocked until the matter is resolved.
PAUSED
Administrative technical status used exceptionally by the Operator, for example during manual account review, abuse risk, or a security issue. It is not a self-service subscription pause; the scope of restrictions may depend on the reason and configuration, and AI Notes may be blocked until the matter is resolved.
14. Data storage
Source files (audio files, video files, and linked media imports) are automatically and permanently removed from active storage after 24 hours have elapsed from upload; the scheduled cleanup runs every 15 minutes. The transcript, segments, caption settings, and AI Notes remain on the account. The User may re-upload the exact same file to the existing project without retranscription or another minute charge; a new 24-hour period starts from that upload.
Transcripts, segments, caption settings, and AI Notes are kept for the life of the account, until the User deletes them or closes the account, unless the law requires specific records to be retained longer. Rendered captioned MP4 or MOV files remain available for download for 7 days after rendering completes and are then automatically deleted.
File access is generated on demand via a temporary, expiring link. Files are not publicly accessible.
Service staff do not review Users' recordings or transcriptions in the ordinary course of operating the Service. Limited administrative or support access may occur only where necessary for support, security, billing, abuse prevention, or legal compliance; it should be limited to what is necessary and, where technically feasible, authorized and logged.
15. Liability and disclaimers
The Operator makes every effort to ensure the service operates correctly but does not guarantee error-free transcription of every recording.
Transcription quality depends on recording quality, language, accent, noise level, overlapping voices, selected mode, and the limitations of automatic speech-recognition models. AI Notes also depend on transcript quality and the AI provider's performance.
Users should verify transcriptions before using them in legal, medical, accounting, official, or other accuracy-critical contexts.
The Operator's full liability regime — including the absence of any availability guarantee (SLA) and the contractual cap on liability towards business Clients — is set out in the section "Service availability and no SLA guarantee" later in these Terms. The User's responsibility for the material they submit, and how claims by third parties are settled between the parties, is set out in the section "User responsibility for material and third-party claims". Consumer rights under mandatory law remain unaffected.
16. Changes to the Terms
The Operator may amend the Terms for valid reasons, including functional, legal, technical, or security changes. Users should be informed of material changes with appropriate notice. Changes affecting payments, automatic renewals, or significant User obligations require clear communication and, where required by law, separate consent.
17. Final provisions
Polish law governs these Terms, subject to mandatory consumer protection rules.
Disputes should first be resolved amicably by contacting support.
Consumers may use the applicable out-of-court consumer dispute resolution mechanisms (ADR). The European Commission ODR platform was closed on 20 July 2025; current information about ADR bodies in the EU is available at: https://consumer-redress.ec.europa.eu/dispute-resolution-bodies. The relevant national consumer-protection authority remains the national contact point, including the Trade Inspection Authority where applicable.
If any provision of these Terms is found to be invalid, the remaining provisions remain in force to the extent permitted by law.
Altersanforderung — mindestens 16 Jahre
BriefVox legt für die Nutzung des Dienstes ein vertragliches Mindestalter von 16 Jahren fest. Unabhängig davon muss der Nutzer die Zustimmung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters besitzen, soweit das für Datenverarbeitung oder Vertragsschluss geltende Recht dies verlangt.
Personen unter 18 Jahren dürfen kostenpflichtige Käufe nur mit Zustimmung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters tätigen.
Mit der Kontoerstellung erklärt der Nutzer, mindestens 16 Jahre alt zu sein und bei kostenpflichtigen Käufen voll geschäftsfähig zu sein bzw. die Zustimmung eines gesetzlichen Vertreters zu haben.
Erfährt der Betreiber, dass ein Konto einer Person unter 16 Jahren ohne erforderliche Zustimmung gehört, wird das Konto gesperrt und die Daten gelöscht.
Free-Plan und Missbrauchsprävention
Der Free-Plan ist ein kostenloses Testkontingent und kein kostenpflichtiges Abonnement. Nach der E-Mail-Verifizierung kann ein berechtigtes Konto monatlich 20 gemeinsame Minuten für Videos mit Untertiteln oder Transkription ohne Zahlungskarte erhalten. Die Minuten nutzen ein gemeinsames Guthaben, enthalten keine AI Tokens oder AI Notes und werden nicht übertragen.
Kostenlose Minuten sind als ein Kontingent pro Nutzer und Gerät gedacht. Erkennt das System einen Versuch, diese Grenze zu umgehen, insbesondere durch mehrere Konten vom selben Gerät, um kostenlose Minuten wiederholt zu erhalten, kann der Betreiber die automatische Gewährung von Free-Minuten für dieses Konto aussetzen. Das Konto selbst wird dadurch nicht gesperrt und kann weiterhin kostenpflichtige Pakete oder Abonnements nutzen.
Zur Missbrauchsprävention kann der Betreiber eine notwendige Gerätekennung in einem Cookie sowie gehashte technische Registrierungsdaten verwenden. Der Nutzer kann den Support kontaktieren, wenn er glaubt, dass die Einschränkung irrtümlich angewendet wurde.
Aufbewahrung von Quelldateien und Ergebnissen
Quell-Audio und -Video, einschließlich aus einem Link importierter Medien, werden 24 Stunden nach dem Hochladen automatisch aus dem aktiven Speicher entfernt. Die Bereinigung läuft alle 15 Minuten; die Datei wird im ersten Lauf nach Ablauf der 24 Stunden erfasst, und bei vorübergehend nicht verfügbarem Speicher wird die Löschung automatisch wiederholt.
Transkript, Segmente, Textkorrekturen, Untertiteleinstellungen und KI-Notizen bleiben bis zur Löschung oder Kontoschließung erhalten. Dieselbe Originaldatei kann ohne erneute Transkription und ohne erneuten Minutenverbrauch wieder an das bestehende Projekt angehängt werden; damit beginnt eine neue 24-Stunden-Frist.
Eine gerenderte MP4- oder MOV-Datei mit eingebrannten Untertiteln steht 7 Tage nach Abschluss des Renderings zum Download bereit und wird danach automatisch gelöscht. Unvollständige Importe und nicht bestätigte erneute Uploads werden nach 24 Stunden entfernt.
Widerruf, Beschwerden und Vertragsmäßigkeit des digitalen Dienstes
Verbraucher haben bei einem Fernabsatzvertrag grundsätzlich 14 Tage Zeit zum Widerruf. Verlangt der Verbraucher den sofortigen Leistungsbeginn und widerruft vor vollständiger Leistung, kann ein anteiliger Betrag für die bis dahin erbrachte Leistung geschuldet sein. Der bloße Leistungsbeginn beseitigt das Widerrufsrecht nicht automatisch; es erlischt erst nach vollständiger Leistung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen zu vorheriger Zustimmung und Belehrung erfüllt sind.
Die automatische Vollerstattung im Dashboard ist eine zusätzliche Erleichterung und beschränkt keine zwingenden Rechte. Widerruf oder Beschwerde können an billing@briefvox.com oder support@briefvox.com gesendet werden.
Ist der digitale Dienst nicht vertragsgemäß, kann der Verbraucher die Herstellung der Vertragsmäßigkeit innerhalb angemessener Zeit und ohne erhebliche Unannehmlichkeiten verlangen. In den gesetzlich vorgesehenen Fällen kann er anschließend eine anteilige Preisminderung oder die Beendigung des Vertrags verlangen.
Verfügbarkeit des Dienstes und keine SLA-Garantie
Der Betreiber bemüht sich, den Dienst rund um die Uhr verfügbar zu halten, garantiert jedoch kein bestimmtes Service-Level (SLA). Der Dienst kann aufgrund von Wartungsarbeiten, Ausfällen, höherer Gewalt oder Problemen mit Unterauftragsverarbeitern (Stripe, Backblaze, AWS, Google) vorübergehend nicht verfügbar sein.
Bei Ausfällen leistet der Betreiber keinen Geldersatz für die Zeit der Nichtverfügbarkeit. Nicht genutzte Plan-Minuten bleiben gemäß den Abonnement- oder Paketregeln gültig.
Der Betreiber haftet nicht für Folgen, die der Nutzer selbst verursacht, insbesondere durch eine bewusste Löschung, oder für Ereignisse außerhalb seiner angemessenen Kontrolle. Eigene gesetzliche Pflichten, die Verantwortung für die Auswahl von Unterauftragsverarbeitern und zwingende Haftung bleiben unberührt.
Zwingende Verbraucherrechte bleiben unberührt. Gegenüber Geschäftskunden sind entgangener Gewinn und mittelbare Schäden im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen; die vertragliche Gesamthaftung ist auf die in den vorangegangenen 12 Monaten gezahlten Entgelte begrenzt. Dies gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Personenschäden, Verletzung von Vertraulichkeit oder Datenschutz sowie sonstiger zwingender Haftung.
Verantwortung des Nutzers für Inhalte und Ansprüche Dritter
Mit dem Hochladen einer Datei oder der Angabe eines Links erklärt der Nutzer, über die zur Verarbeitung des Materials im Dienst erforderlichen Rechte und Einwilligungen zu verfügen, einschließlich der Einwilligung aufgenommener Personen, soweit erforderlich. Der Dienst zeichnet diese Erklärungen mit Datum, Quelladresse, Hinweisversion, IP-Adresse und Browserkennung auf. Der Betreiber darf auf diese Erklärungen vertrauen und die aufgezeichneten Daten als Nachweis in Beschwerde-, Gerichts- oder Behördenverfahren verwenden.
Macht ein Dritter gegenüber dem Betreiber einen Anspruch im Zusammenhang mit vom Nutzer eingebrachtem Material geltend, benachrichtigt der Betreiber den Nutzer unverzüglich an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Auf Aufforderung stellt der Nutzer die zur Stellungnahme erforderlichen Informationen und Unterlagen bereit, insbesondere Nachweise über bestehende Rechte oder Einwilligungen.
Ein Geschäftskunde (Nutzer, der kein Verbraucher ist) stellt den Betreiber von Ansprüchen Dritter frei, die aus dem von ihm eingebrachten Material oder aus seiner Nutzung des Dienstes entstehen, und trägt die dem Betreiber hierdurch entstehenden angemessenen Kosten einschließlich Rechtsverfolgungskosten und zugesprochener Beträge — im gesetzlich größtmöglichen Umfang. Ausgenommen sind Ansprüche aus schuldhaftem Verhalten des Betreibers.
Gegenüber einem Nutzer, der Verbraucher ist, gilt die vorstehende Freistellung nicht. Ein Verbraucher haftet dem Betreiber für Schäden aus einem Verstoß gegen diese Bedingungen nach den allgemeinen gesetzlichen Regeln. Dem Betreiber bleibt ein Rückgriffsanspruch für das, was er infolge des Verstoßes an einen Dritten leisten musste, im gesetzlich vorgesehenen Umfang.
Nach Eingang einer glaubhaften Verletzungsmeldung kann der Betreiber das konkrete Material sperren oder entfernen, ohne das Konto zu schließen. Diese Maßnahme ist vorsorglich und präjudiziert die Begründetheit des Anspruchs nicht.
Änderungen des Dienstes und Einstellung
Der Betreiber darf den Dienst weiterentwickeln sowie einzelne Funktionen hinzufügen, ändern oder einstellen. Eine Änderung, die den Umfang eines bezahlten Plans wesentlich einschränkt, wird vorab angekündigt; ein Nutzer, der sie nicht akzeptiert, kann zum Ende des bezahlten Zeitraums kündigen. Verbraucherrechte zur Vertragsmäßigkeit digitaler Dienste bleiben unberührt.
Der Betreiber kann den Dienst vollständig einstellen. In diesem Fall informiert er registrierte Nutzer mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail. Während der Ankündigungsfrist behält der Nutzer den Kontozugang, soweit er benötigt wird, um Transkripte, Notizen und Exporte herunterzuladen und den Selbstbedienungs-Datenexport zu nutzen.
Nach Einstellung des Dienstes erstattet der Betreiber die Entgelte für den nicht genutzten Teil eines im Voraus bezahlten Abrechnungszeitraums sowie den anteiligen Wert nicht genutzter, noch nicht verfallener Minuten und AI-Tokens aus Einmalpaketen. Die Erstattung erfolgt über das ursprüngliche Zahlungsmittel, sofern nichts anderes vereinbart wird.
Der Betreiber kann den Vertrag fristlos kündigen und das Konto schließen, wenn der Nutzer wesentlich gegen diese Bedingungen verstößt, insbesondere durch rechtswidrige Inhalte, Zahlungsmissbrauch oder sicherheitsgefährdendes Verhalten. Vor der Schließung fordert der Betreiber den Nutzer, soweit möglich und den Umständen nach angemessen, zur Abstellung des Verstoßes auf und setzt eine Frist zur Abhilfe.
Bei einer Kündigung aus Gründen, die der Nutzer zu vertreten hat, werden nicht genutzte Minuten und AI-Tokens im gesetzlich zulässigen Umfang nicht erstattet. Wird das Konto ohne Verschulden des Nutzers geschlossen, erfolgt die Abrechnung anteilig nach dem vorstehenden Absatz. Zwingende Verbraucherrechte bleiben unberührt.
Der Nutzer kann sein Konto jederzeit im Dashboard oder über den Support schließen. Der Umgang mit Daten nach der Schließung richtet sich nach der Datenaufbewahrungsrichtlinie.
Meldung von Urheberrechtsverletzungen (Notice & Takedown)
Der Dienst ermöglicht Importe von externen Links (einschließlich YouTube). Der Betreiber überwacht importierte Inhalte nicht und prüft nicht die Rechte des Nutzers vor der Verarbeitung. Die Verantwortung für die Rechteinhaberschaft liegt beim Nutzer.
Wenn Sie Urheberrechtsinhaber sind (oder in deren Namen handeln) und glauben, dass Inhalte im Dienst Ihre Rechte verletzen, senden Sie eine Meldung an die Datenschutz- und Sicherheitskontaktadresse des Betreibers: privacy@briefvox.com.
Die Meldung sollte enthalten: (1) Kontaktdaten und Vertretungsgrundlage, (2) Identifikation des betroffenen Werks, (3) URL oder Kennung des verletzenden Materials, (4) Erklärung, dass die Angaben richtig sind und der Absender zur Handlung berechtigt ist, (5) elektronische Signatur oder vollständiger Name.
Nach Erhalt einer vollständigen Meldung prüft der Betreiber diese unverzüglich, in der Regel innerhalb von 7 Werktagen — bei Begründetheit wird der Inhalt entfernt und der Nutzer informiert. Die Frist beginnt mit dem Eingang einer Meldung, die alle oben genannten Angaben enthält; eine unvollständige Meldung kann bis zur Ergänzung unbearbeitet bleiben. Konten wiederholter Verletzer können gesperrt werden.
Ein Nutzer, dessen Inhalt entfernt wurde, kann an dieselbe E-Mail-Adresse eine Gegendarstellung senden und sich der Zuständigkeit polnischer Gerichte unterwerfen.
Einwilligung der Teilnehmer zur Gesprächsaufnahme
Der Dienst ermöglicht die Transkription von Online-Meeting-Aufzeichnungen (u. a. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet). Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung dafür, vor der Aufnahme die Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer einzuholen, wie es das anwendbare Recht vorschreibt.
In Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen nichtöffentlich gesprochener Worte nach §201 StGB strafbar. Ähnliche Regelungen gelten in anderen EU-Ländern. Der Nutzer ist verpflichtet, sich mit den einschlägigen Vorschriften seines Landes vertraut zu machen.
Der Betreiber haftet nicht für rechtliche Folgen, die sich aus der Transkription ohne erforderliche Einwilligung aufgezeichneter Gespräche ergeben. Die Nutzung des Dienstes zur Transkription widerrechtlich aufgezeichneter Gespräche stellt einen Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen dar und kann zur Kontosperrung führen.
Transparenz KI-generierter Inhalte (EU AI Act)
Der Dienst nutzt KI-Systeme zur automatischen Audio-/Video-Transkription, zur Erstellung von KI-Notizen und für den Vox-Support-Chat. Im Einklang mit den Transparenzpflichten aus Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU KI-Gesetz) informiert der Betreiber die Nutzer, dass diese Funktionen KI-Systeme verwenden und ihre Ergebnisse automatisch erzeugt werden.
Die Transkription erfolgt durch ein lokales Whisper-Spracherkennungsmodell auf der Infrastruktur des Betreibers; Aufnahmen werden zur Transkription nicht an OpenAI gesendet. KI-Notizen werden vom konfigurierten KI-Anbieter erstellt, der im Register der Unterauftragsverarbeiter genannt ist. Diese Ausgaben können Fehler, Ungenauigkeiten oder Auslassungen enthalten — insbesondere können KI-Notizen sog. Halluzinationen erzeugen, d. h. plausibel klingende, aber sachlich falsche Informationen.
Nutzer sollten Transkriptionsergebnisse und KI-Notizen als Hilfsmaterial behandeln, das vor der Verwendung in rechtlichen, medizinischen, finanziellen, behördlichen oder anderen genauigkeitskritischen Kontexten von einem Menschen überprüft werden muss. Der Betreiber haftet nicht für Folgen aus Maßnahmen, die ausschließlich auf ungeprüften KI-generierten Inhalten beruhen.
Der Dienst bietet zudem einen Support-Chat mit einem KI-Assistenten („Vox“). Der Assistent läuft auf der eigenen Infrastruktur des Betreibers in der EU und ist klar als KI gekennzeichnet; seine Antworten können ungenau sein und stellen keine rechtliche, finanzielle oder medizinische Beratung dar. Treffe verbindliche Entscheidungen erst nach menschlicher Prüfung.
Nutzungsbedingungen externer Plattformen beim Link-Import
Der Dienst ermöglicht den Import von Audio-/Videoinhalten über unterstützte externe Links, insbesondere YouTube-Links oder direkte Links zu Audio-/Videodateien. Nutzer sind verpflichtet, diese Funktion nur auf eine Weise zu nutzen, die mit den Nutzungsbedingungen der jeweiligen externen Plattform und dem geltenden Recht vereinbar ist.
Die YouTube-Nutzungsbedingungen (youtube.com/t/terms) und die anderer Plattformen untersagen grundsätzlich das Herunterladen von Inhalten ohne ausdrückliche Genehmigung der Plattform oder des Rechteinhabers, sofern die Plattform keine offiziellen Werkzeuge dafür bereitstellt. Nutzer tragen die alleinige Verantwortung dafür, ob der Import eines bestimmten Inhalts nach den Bedingungen der jeweiligen Plattform und dem Urheberrecht zulässig ist.
Zulässige Anwendungsfälle umfassen: eigene Aufzeichnungen des Nutzers, Inhalte unter einer Creative-Commons- oder sonstigen Lizenz, die eine Transkription erlaubt, gemeinfreie Inhalte sowie Inhalte, für die der Nutzer eine entsprechende Lizenz oder Genehmigung des Rechteinhabers besitzt.
Wenn der Nutzer einen Medienlink angibt, kann der Dienst Audio-/Videodaten technisch nur auf Wunsch des Nutzers und ausschließlich zur Erstellung der Transkription abrufen oder extrahieren. Nach Eingang einer gültigen Verletzungsmeldung entfernt der Betreiber den Inhalt und informiert den Nutzer gemäß dem in diesen Nutzungsbedingungen beschriebenen Notice-and-Takedown-Verfahren.