BriefVox AI Terms of Service
Operator details
The operator of BriefVox AI is: Filip Ogonowski, a natural person conducting unregistered business activity within the meaning of Art. 5 of the Polish Act of 6 March 2018 – Entrepreneurs' Law, Generała Dezyderego Chłapowskiego 12, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, Poland.
Customer support contact: support@briefvox.com.
Privacy and data protection contact: privacy@briefvox.com.
1. Definitions
Term
Meaning
Service
BriefVox AI, available at briefvox.com and associated domains.
Operator
The entity operating the Service, identified in the Operator details section.
User
An individual or entity using the Service after creating an account.
Account
The User's personal dashboard within the Service. One account corresponds to one User.
Minutes
The billing unit of the Service, corresponding to full minutes of the audio track from an audio file, video file, or linked media import, rounded up.
Transcription
Automatically generated text from an audio file, video file, or linked media import, including speaker identification and timestamps.
Captions
Automatically generated, styled, word-synced subtitles for a video, timed to the spoken words.
Captioned video
A new video file (MP4) produced by the Service with the captions rendered (burned) into the picture. Free-tier exports contain a visible watermark.
Subscription
A recurring paid service that provides a set number of minutes per billing period.
One-time package
A one-time purchase of minutes, with no automatic renewal.
Stripe
The third-party payment processor used by the Service.
2. Nature of the service
BriefVox AI is a browser-based SaaS platform providing two services: automatic transcription of audio and video, and automatic captioning of video (word-synced subtitles burned into the video).
Users do not install any software on their devices.
The transcription service automatically converts uploaded audio files, video files, or media imported from links into text with speaker identification and timestamp markers, with the option to edit the result online and download it as TXT, DOCX, SRT, or VTT.
The captioning service automatically generates styled, word-synced subtitles for an uploaded video and renders them into a new video file (MP4) that the User downloads. Free-tier exports contain a visible BriefVox watermark; paid plans export without it. Caption fonts are licensed for this use and are embedded only in the rendered output.
Both services also offer optional AI Notes (summaries and other derived text) generated by a third-party AI provider from the User's transcript.
Transcriptions and captions are generated automatically by AI systems and may contain errors. Users should verify the output before using it for official, legal, business, or publication purposes.
3. Account and registration
Registration requires an email address and password.
The email address must be verified before full access to Service features is granted.
The User is responsible for keeping their login credentials confidential.
One account corresponds to one User. Sharing an account with third parties is not permitted without the Operator's consent.
The Operator may temporarily restrict access to an account in the event of a Terms violation, payment abuse, chargeback, or actions that threaten the security of the Service.
4. Minutes as billing unit
The currency of the Service is minutes of the audio track from audio recordings, video recordings, and media imported from links.
The User must have a sufficient number of available minutes before file processing can begin.
Minutes are reserved at the time a file is uploaded and before processing begins.
Billing is based on full minutes, rounded up. Example: a recording of 4 minutes 10 seconds consumes 5 minutes.
The actual length of the recording is measured after upload. If it differs from any previously stated or estimated value, the balance is corrected to the actual value.
In the event of a technical error on the system side, reserved minutes are automatically returned to the User's balance.
If the User holds minutes from multiple sources, the system applies FIFO by expiry date: minutes expiring soonest are consumed first. Indefinite minutes, if any, are consumed last.
Minutes are not automatically refunded if a transcription was completed but the recording quality was poor — including noise, quiet speech, overlapping voices, or an incorrectly selected language.
5. One-time packages
Package
Minutes
Price PLN
Price USD
Mini
100
19.99 zł
$4.99
Standard
300
34.99 zł
$8.99
Plus
750
59.99 zł
$14.99
Power
1,800
119.99 zł
$29.99
Studio
4,500
219.99 zł
$49.99
One-time packages do not renew automatically.
Minutes from one-time packages are valid for 12 months from the date of purchase and expire permanently after that period.
The maximum recording length for one-time packages is 120 minutes, regardless of package size.
Purchasing a package is a one-time payment with no recurring obligations.
6. Monthly and annual subscriptions
Detailed subscription terms are set out in the separate document "Subscription Terms". In the event of any conflict between these Terms and the Subscription Terms on subscription-related matters, the Subscription Terms take precedence, unless mandatory law provides otherwise.
7. Supported files
Supported formats include common audio and video files, in particular MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC, WebM, MP4, MOV, M4V, and MKV, where they contain an audio track and are technically feasible to process.
The Service may allow importing media from a link, including direct media file URLs or supported third-party platforms such as YouTube. Link import is intended only for content that the User has the right to process.
Before importing from a link, the User must confirm that they have rights to the material and that the import is allowed by applicable law and the source platform's terms. The Service stores proof of this confirmation, including the date, source URL, host, notice version, language, IP address and User-Agent, for security, accountability and claims-handling purposes.
The maximum file size is 2 GB.
The maximum length of one recording depends on the product and selected plan. The current limit is shown in the pricing page and immediately before purchase and forms part of the selected offer.
The Operator may refuse to process a file that is corrupted, does not match the declared format, contains no audio track, or violates the law or these Terms.
8. Transcription process
The User uploads an audio or video file, or provides a link to media. The file or imported media is transferred to encrypted data storage, such as S3 or an S3-compatible solution.
For video files or linked imports, the system may technically extract the audio track solely to deliver the transcription and export features.
The system checks the actual length of the file and reserves the appropriate number of minutes.
The file enters the processing queue.
The AI system processes the recording, identifies speakers, generates the text, and adds timestamps.
Upon completion, the transcript is automatically available in the user's dashboard.
The User can view, edit, and export the result in the dashboard.
Processing time is approximate and depends on file length, recording quality, selected mode, queue load, infrastructure availability, and optional processing settings. The Operator does not guarantee a specific start or completion time.
9. Editor and export
The online editor allows the transcription content to be corrected.
Clicking a sentence can move the player to the corresponding point in the recording.
Users can change and customize speaker names.
Export formats include TXT, DOCX, SRT, and VTT.
TXT contains transcript text. Depending on export settings, it may include speaker names and timestamps.
DOCX contains a Word document with transcript content. Depending on export settings, it may include speaker names, timestamps, and spacing between segments.
SRT and VTT contain subtitle files with required timing. When speakers are enabled, they may include speaker markings appropriate for the format.
Completed AI Notes (summaries, meeting notes, translations, and others) can be downloaded as a TXT or DOCX file. Detailed terms for AI Notes are set out in the separate document "AI Notes Terms".
10. User obligations regarding recordings
The User confirms they have the right to upload an audio or video file, provide a media link, and request its transcription in the Service.
Importing from YouTube or another third-party platform does not grant the User any rights to the source material. The User is responsible for ensuring that the import and later use of transcripts or subtitles comply with applicable law, the source platform's terms, and third-party rights.
The User is responsible for the legality of the recording, its origin, and the use of the transcription.
Users must not upload unlawful content, content that infringes the rights of third parties, trade secrets without authorization, or content whose processing is prohibited.
If the recording contains personal data of third parties, the User is responsible for having an appropriate legal basis for processing that data.
If the recording contains special category data — such as health information, beliefs, religion, or other sensitive data — the User must ensure that its processing is lawful.
11. Payments and invoices
Stripe is the payment processor.
Payment cards and other methods supported by Stripe are accepted.
Invoices or payment confirmations are issued automatically by Stripe after each transaction, if this feature is enabled in the Operator's configuration.
The billing currency for the Polish version is PLN; for the English version, USD.
Minutes are credited only after successful payment confirmation by the payment system.
12. Refunds, complaints, and cancellation
Detailed refund and complaint terms are set out in the separate document "Refunds and Complaints Policy".
13. Account holds
Status
Meaning
PAST_DUE
Payment overdue. New transcriptions are blocked until payment is settled through Stripe.
BILLING_HOLD
Account suspended due to a chargeback, payment dispute, or serious billing issue. New transcriptions are blocked until the matter is resolved.
PAUSED
Administrative technical status used exceptionally by the Operator, for example during manual account review, abuse risk, or a security issue. It is not a self-service subscription pause; the scope of restrictions may depend on the reason and configuration, and AI Notes may be blocked until the matter is resolved.
14. Data storage
Source files (audio files, video files, and linked media imports) are automatically and permanently deleted from storage 3 days after upload. The transcript, subtitles, and AI Notes generated from the recording are retained on the User's account — only the source file itself is removed, so after that period the original recording can no longer be played back in the editor without uploading it again.
Transcriptions are stored on the User's account indefinitely, until manually deleted or the account is closed, unless a separate document or applicable law provides otherwise.
File access is generated on demand via a temporary, expiring link. Files are not publicly accessible.
Service staff do not review Users' recordings or transcriptions in the ordinary course of operating the Service. Limited administrative or support access may occur only where necessary for support, security, billing, abuse prevention, or legal compliance; it should be limited to what is necessary and, where technically feasible, authorized and logged.
15. Liability and disclaimers
The Operator makes every effort to ensure the service operates correctly but does not guarantee error-free transcription of every recording.
Transcription quality depends on recording quality, language, accent, noise level, overlapping voices, selected mode, and the limitations of automatic speech-recognition models. AI Notes also depend on transcript quality and the AI provider's performance.
Users should verify transcriptions before using them in legal, medical, accounting, official, or other accuracy-critical contexts.
16. Changes to the Terms
The Operator may amend the Terms for valid reasons, including functional, legal, technical, or security changes. Users should be informed of material changes with appropriate notice. Changes affecting payments, automatic renewals, or significant User obligations require clear communication and, where required by law, separate consent.
17. Final provisions
Polish law governs these Terms, subject to mandatory consumer protection rules.
Disputes should first be resolved amicably by contacting support.
Consumers may use the applicable out-of-court consumer dispute resolution mechanisms (ADR). The European Commission ODR platform was closed on 20 July 2025; current information about ADR bodies in the EU is available at: https://consumer-redress.ec.europa.eu/dispute-resolution-bodies. The relevant national consumer-protection authority remains the national contact point, including the Trade Inspection Authority where applicable.
If any provision of these Terms is found to be invalid, the remaining provisions remain in force to the extent permitted by law.
Altersanforderung — mindestens 16 Jahre
Der Dienst darf nur von Personen ab 16 Jahren genutzt werden. Dies folgt aus Art. 8 DSGVO, der die Zustimmung der Eltern für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen unter 16 Jahren verlangt.
Personen unter 18 Jahren dürfen kostenpflichtige Käufe nur mit Zustimmung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters tätigen.
Mit der Kontoerstellung erklärt der Nutzer, mindestens 16 Jahre alt zu sein und bei kostenpflichtigen Käufen voll geschäftsfähig zu sein bzw. die Zustimmung eines gesetzlichen Vertreters zu haben.
Erfährt der Betreiber, dass ein Konto einer Person unter 16 Jahren ohne erforderliche Zustimmung gehört, wird das Konto gesperrt und die Daten gelöscht.
Free-Plan und Missbrauchsprävention
Der Free-Plan ist ein kostenloses Testkontingent und kein kostenpflichtiges Abonnement. Nach der E-Mail-Verifizierung kann ein berechtigtes Konto monatlich 20 Untertitelminuten und 30 Transkriptionsminuten ohne Zahlungskarte erhalten. Die Minuten sind dem jeweiligen Produkt zugeordnet, enthalten keine AI Tokens oder AI Notes und werden nicht übertragen.
Kostenlose Minuten sind als ein Kontingent pro Nutzer und Gerät gedacht. Erkennt das System einen Versuch, diese Grenze zu umgehen, insbesondere durch mehrere Konten vom selben Gerät, um kostenlose Minuten wiederholt zu erhalten, kann der Betreiber die automatische Gewährung von Free-Minuten für dieses Konto aussetzen. Das Konto selbst wird dadurch nicht gesperrt und kann weiterhin kostenpflichtige Pakete oder Abonnements nutzen.
Zur Missbrauchsprävention kann der Betreiber eine notwendige Gerätekennung in einem Cookie sowie gehashte technische Registrierungsdaten verwenden. Der Nutzer kann den Support kontaktieren, wenn er glaubt, dass die Einschränkung irrtümlich angewendet wurde.
Verfügbarkeit des Dienstes und keine SLA-Garantie
Der Betreiber bemüht sich, den Dienst rund um die Uhr verfügbar zu halten, garantiert jedoch kein bestimmtes Service-Level (SLA). Der Dienst kann aufgrund von Wartungsarbeiten, Ausfällen, höherer Gewalt oder Problemen mit Unterauftragsverarbeitern (Stripe, Backblaze, AWS, Google) vorübergehend nicht verfügbar sein.
Bei Ausfällen leistet der Betreiber keinen Geldersatz für die Zeit der Nichtverfügbarkeit. Nicht genutzte Plan-Minuten bleiben gemäß den Abonnement- oder Paketregeln gültig.
Der Betreiber haftet nicht für Datenverlust durch den Nutzer (z. B. Dateilöschung) oder für Fehler von Unterauftragsverarbeitern oder externen Diensten, die für den Dienst erforderlich sind, insbesondere Zahlungen, Speicher, E-Mail oder KI-Notizen.
Die maximale Haftung des Betreibers gegenüber einem Verbraucher ist auf den vom Nutzer in den 12 Monaten vor dem Ereignis gezahlten Betrag begrenzt, ausgenommen Schäden, deren Begrenzung das anwendbare Recht verbietet.
Meldung von Urheberrechtsverletzungen (Notice & Takedown)
Der Dienst ermöglicht Importe von externen Links (einschließlich YouTube). Der Betreiber überwacht importierte Inhalte nicht und prüft nicht die Rechte des Nutzers vor der Verarbeitung. Die Verantwortung für die Rechteinhaberschaft liegt beim Nutzer.
Wenn Sie Urheberrechtsinhaber sind (oder in deren Namen handeln) und glauben, dass Inhalte im Dienst Ihre Rechte verletzen, senden Sie eine Meldung an die Datenschutz- und Sicherheitskontaktadresse des Betreibers: privacy@briefvox.com.
Die Meldung sollte enthalten: (1) Kontaktdaten und Vertretungsgrundlage, (2) Identifikation des betroffenen Werks, (3) URL oder Kennung des verletzenden Materials, (4) Erklärung, dass die Angaben richtig sind und der Absender zur Handlung berechtigt ist, (5) elektronische Signatur oder vollständiger Name.
Nach Erhalt einer vollständigen Meldung prüft der Betreiber innerhalb von 7 Werktagen — bei Begründetheit wird der Inhalt entfernt und der Nutzer informiert. Konten wiederholter Verletzer können gesperrt werden.
Ein Nutzer, dessen Inhalt entfernt wurde, kann an dieselbe E-Mail-Adresse eine Gegendarstellung senden und sich der Zuständigkeit polnischer Gerichte unterwerfen.
Einwilligung der Teilnehmer zur Gesprächsaufnahme
Der Dienst ermöglicht die Transkription von Online-Meeting-Aufzeichnungen (u. a. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet). Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung dafür, vor der Aufnahme die Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer einzuholen, wie es das anwendbare Recht vorschreibt.
In Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen nichtöffentlich gesprochener Worte nach §201 StGB strafbar. Ähnliche Regelungen gelten in anderen EU-Ländern. Der Nutzer ist verpflichtet, sich mit den einschlägigen Vorschriften seines Landes vertraut zu machen.
Der Betreiber haftet nicht für rechtliche Folgen, die sich aus der Transkription ohne erforderliche Einwilligung aufgezeichneter Gespräche ergeben. Die Nutzung des Dienstes zur Transkription widerrechtlich aufgezeichneter Gespräche stellt einen Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen dar und kann zur Kontosperrung führen.
Transparenz KI-generierter Inhalte (EU AI Act)
Der Dienst nutzt KI-Systeme zur automatischen Audio-/Video-Transkription, zur Erstellung von KI-Notizen und für den Vox-Support-Chat. Im Einklang mit den Transparenzpflichten aus Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU KI-Gesetz) informiert der Betreiber die Nutzer, dass diese Funktionen KI-Systeme verwenden und ihre Ergebnisse automatisch erzeugt werden.
Die Transkription erfolgt durch ein lokales Whisper-Spracherkennungsmodell auf der Infrastruktur des Betreibers; Aufnahmen werden zur Transkription nicht an OpenAI gesendet. KI-Notizen werden vom konfigurierten KI-Anbieter erstellt, der im Register der Unterauftragsverarbeiter genannt ist. Diese Ausgaben können Fehler, Ungenauigkeiten oder Auslassungen enthalten — insbesondere können KI-Notizen sog. Halluzinationen erzeugen, d. h. plausibel klingende, aber sachlich falsche Informationen.
Nutzer sollten Transkriptionsergebnisse und KI-Notizen als Hilfsmaterial behandeln, das vor der Verwendung in rechtlichen, medizinischen, finanziellen, behördlichen oder anderen genauigkeitskritischen Kontexten von einem Menschen überprüft werden muss. Der Betreiber haftet nicht für Folgen aus Maßnahmen, die ausschließlich auf ungeprüften KI-generierten Inhalten beruhen.
Der Dienst bietet zudem einen Support-Chat mit einem KI-Assistenten („Vox“). Der Assistent läuft auf der eigenen Infrastruktur des Betreibers in der EU und ist klar als KI gekennzeichnet; seine Antworten können ungenau sein und stellen keine rechtliche, finanzielle oder medizinische Beratung dar. Treffe verbindliche Entscheidungen erst nach menschlicher Prüfung.
Nutzungsbedingungen externer Plattformen beim Link-Import
Der Dienst ermöglicht den Import von Audio-/Videoinhalten über unterstützte externe Links, insbesondere YouTube-Links oder direkte Links zu Audio-/Videodateien. Nutzer sind verpflichtet, diese Funktion nur auf eine Weise zu nutzen, die mit den Nutzungsbedingungen der jeweiligen externen Plattform und dem geltenden Recht vereinbar ist.
Die YouTube-Nutzungsbedingungen (youtube.com/t/terms) und die anderer Plattformen untersagen grundsätzlich das Herunterladen von Inhalten ohne ausdrückliche Genehmigung der Plattform oder des Rechteinhabers, sofern die Plattform keine offiziellen Werkzeuge dafür bereitstellt. Nutzer tragen die alleinige Verantwortung dafür, ob der Import eines bestimmten Inhalts nach den Bedingungen der jeweiligen Plattform und dem Urheberrecht zulässig ist.
Zulässige Anwendungsfälle umfassen: eigene Aufzeichnungen des Nutzers, Inhalte unter einer Creative-Commons- oder sonstigen Lizenz, die eine Transkription erlaubt, gemeinfreie Inhalte sowie Inhalte, für die der Nutzer eine entsprechende Lizenz oder Genehmigung des Rechteinhabers besitzt.
Wenn der Nutzer einen Medienlink angibt, kann der Dienst Audio-/Videodaten technisch nur auf Wunsch des Nutzers und ausschließlich zur Erstellung der Transkription abrufen oder extrahieren. Nach Eingang einer gültigen Verletzungsmeldung entfernt der Betreiber den Inhalt und informiert den Nutzer gemäß dem in diesen Nutzungsbedingungen beschriebenen Notice-and-Takedown-Verfahren.